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2020/07/03

クレーマー対応の基本とNG例
マニュアル作成の3つのポイントを紹介!

クレーマー対応の基本とNG例|マニュアル作成の3つのポイントを紹介!

こんにちは!楽テルコラム担当です。

コールセンターには日々さまざまな内容の電話やメールが寄せられ、なかには理不尽な主張をするクレーマーもいます。顧客応対のプロとはいえ、オペレーターも強い言葉で怒鳴られると萎縮してしまいます。思わず火に油を注ぐ発言をして、事態を悪化させてしまうこともあるでしょう。クレーマー対応に時間をとられていては本来の業務に手が回らず、売上にも影響します。
また、コールセンターの離職理由には「クレーム対応への疲弊」といったものが多いのも事実です。企業がクレームへの対応方法を確立し、マニュアルを全てのオペレーターにいきわたらせることでクレーム処理がスムーズになり、顧客応対品質も向上します。
今回は、クレーマー対応の基本からクレーム対応マニュアルの作成のポイントなどをご紹介します。

やってはいけないクレーマーへのNG対応

顧客から見ればコールセンターのオペレーターは企業そのものなので、苦情をストレートにぶつけてきます。「自分のせいではない」「怒鳴られて怖い」といった気持ちが先立ち、オペレーターが間違った対応をするとさらに炎上してしまいます。
事態を悪化させる恐れのあるクレーマーへのNG対応のなかから、代表的なものを3つご紹介します。

ただひたすら謝る

なんとか穏便におさめようとしてただひたすら謝り、なだめる言葉ばかり並べていては、クレーマーの言いなりになる流れを自ら作ってしまいます。

例えば「全てこちらの責任です」などという発言は言質となり、企業側に明らかな過失のない場合でもクレーマーの理不尽な主張を飲み込まざるを得なくなります。こうした経験をしたクレーマーは「この企業は思い通りになる」と認識し、内容を変えていつまでも連絡してくるケースも考えられます。

いかなる場合でも、クレーマーをあくまでビジネスの相手と捉えて毅然とした姿勢をもつ必要があります。

間違った言葉遣い

感情的になっているクレーマーや意図的に苦情を投げてくる相手は、オペレーターの言葉遣いに敏感に反応します。オペレーター側の「どうせクレーマーだから」「理不尽な主張には聞く耳をもちたくない」という態度はすぐ見破られて、事態は悪化してしまいます。ビジネスマナーを忘れず、敬意をもった言葉遣いを心がけましょう。
尊敬語と謙譲語の誤用や二重敬語などの日本語の間違いが多い場合もプロ意識を疑われ、信頼を損ねます。

さらに、オペレーターの立場としてのNGワードにも注意が必要です。「絶対そうです」と断定すること、「多分〜と思います」と推測で発言すること、「でも、だって」と自己弁護するなどの発言は厳禁です。

曖昧な返答

コールセンターに寄せられるクレームの多くは、企業の商品・サービスに対するものです。オペレーターは会社の方針を伝えるべきであり、主観的で曖昧な返答をすることは許されません。個人的に思ったことを場当たり的に答えていると、「言っていることが違う!」「できると言ったじゃないか!」とさらなるクレームに発展しかねないからです。

オペレーターは、会社の方針をしっかり把握して伝えることに専念するのが大切です。

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誰でもできるクレーマー対応の基本

クレーマーに対する基本姿勢として、下記の2点はおさえておきましょう。

相手の話をしっかり聞く

どんな相手に対しても、まずはコミュニケーションの基本として「きちんと話を聞くこと」が重要です。「そうですか」「おっしゃる通りです」「〇〇と感じられたのですね」などと、寄り添う言葉で相槌を打ちましょう。そうすることにより企業側の「誠意」の姿勢を示すことになり、クレーマー側は「受け入れられた」と少しでも心が落ち着くはずです。
そして「何に対して怒っているのか」「どの商品を使ってどういった状況でトラブルが起きたのか」「どのような要求をしているのか」などのポイントをしっかりおさえて聞き取ることが大切です。内容を正確に把握しなければ、適切な解決の糸口は見つかりません。

不快な気持ちにさせたお詫び

クレーム内容に対して企業側に非があるのか、謝罪の必要があるのかはすぐには判断できません。NG行動としてもご紹介したように、ただ理由なく謝罪することはご法度です。
しかし、不快な気持ちを抱かせてしまったことは事実です。「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」「説明が至らず、申し訳ございませんでした」などと、不快感を与えてしまったことへ焦点をあて、お詫びの言葉を伝えましょう。

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対応に困らない為のマニュアル作り3つのポイント

会社の方針に基づくクレーム対応マニュアルがあれば、経験の浅い新人オペレーターでもマニュアルに沿って適切なクレーム処理が可能になります。ここでは、マニュアル作成の主なポイントを3つご紹介します。

1. 多くの事例を集める

クレーム対応マニュアル作りは、まずマニュアルのもととなる事例を多く集めるところから始まります。起こりそうなクレームの内容を推測し仮説を立てる方法もありますが、できるだけコールセンターで実際に起きたクレーム事例をオペレーターやスーパーバイザーから収集しましょう。
クレーム事例はリストにしておくと、検索性の高いマニュアルになります。例えば商品やサービスへの説明や理解不足を原因とした「日常的クレーム」や、商品の不具合などから発生する「特殊なクレーム」といったように、問題の原因ごとにリストを分ける方法などが考えられます。

2. クレーム対応をフローチャートで作成

集めた事例をもとに、クレームの発生から解決までのフローチャートに沿ってマニュアル化します。
電話やメールに寄せられたクレームの言葉からオペレーターの応答のセリフ、原因の追及や解決策の提案など、実際の顧客応対のように順を追ったマニュアルは使いやすく実効性が高いものになります。

3.常に更新する

クレーム対応マニュアルを更新し続けることも、重要なポイントです。コールセンターでは日々新しい顧客とのやりとりが行われていて、これまでにない想定外のクレームがいつ発生してもおかしくありません。
既存のマニュアルにあるフローチャート通りにクレーム対応をしたのに、うまく解決できないといったことが起こる場合もあるでしょう。クレーム事例を随時追加・更新して、マニュアルを強化していくことが重要です。
マニュアルは紙ベースではなくデジタルデータとして記録しておくと、情報共有や更新の際に便利です。

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まとめ

顧客から寄せられるクレームの内容は「企業側に落ち度があるもの」や「根拠のない言いがかり」などとさまざまで、とるべき対処方法も大きく変わってきます。萎縮して過剰に謝罪するなどの間違った対応をしてしまうと問題はこじれていき、オペレーターの離職につながる可能性もあります。
クレームに対する会社の方針を明確にしたマニュアルを共有していれば、オペレーターが自信をもって対処できます。
クレーム対応マニュアルは、CRMシステムに登録しておくと顧客対応中にすぐに検索できるのでおすすめです。他にも着信時のポップアップ機能でクレーマーからの着信が事前にわかるなど、CRMシステムにはクレーム対策の機能も充実しています。
クレーム対応マニュアルやCRMシステムを活用して丁寧かつ柔軟にクレーム処理を行い、顧客満足度の向上を目指していきましょう。

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