問い合わせ対応を効率化 コールセンター/ヘルプデスク向けクラウドCRMシステム

東京
03-5369-4845
大阪
06-6376-5222
福岡
092-739-8085

コールセンター向けCRMシステム 楽テル|HOME  >  コラム  >  効果の高いFAQの作り方?求められる情報はコールセンターにあり

HOME  >  コラム  >  効果の高いFAQの作り方?求められる情報はコールセンターにあり

2019/7/29

効果の高いFAQの作り方?
求められる情報はコールセンターにあり

効果の高いFAQの作り方?求められる情報はコールセンターにあり

こんにちは!楽テルコラム担当です。

「FAQ」をご存知でしょうか?インターネットユーザーであれば一度は目にしたことのある言葉だと思います。あるいはwebサイトの運営者など情報を提供する側にとっては、FAQの作り方や扱い方にお困りかもしれません。今回は、この「FAQ」について運営者目線でくわしく解説します。特にコールセンターとFAQには強い関係性があるためシームレスな連携が必須です。

FAQとは

FAQは「Frequently Asked Questions」の略語で、ユーザーから頻繁に受ける質問とその回答をwebサイト上に整理してまとめた項目です。「よくあるご質問」や「ヘルプ」など、別の言葉で項目が設けられていることもありますがFAQと実質的には同じです。
商品の使い方やサービス内容でわからないことがあれば、ユーザーは電話やメールで問い合わせる前にFAQページで自己解決することが可能です。ところが、FAQの内容がユーザー目線でなかったり、FAQページへの動線設計が不十分だったりと、カタチだけのFAQが少なくないようです。これではユーザーの不満は募ります。またそのしわ寄せは次の窓口であるコールセンターへと向かうので、不十分なFAQはコールセンターにとってもマイナス因子なのです。

効果の高いFAQの作り方

効果の高いFAQを作るために、次の2つのポイントを押さえておきましょう。

1.アクセスはしやすいか

少しでも早く疑問を解決したいユーザーにとって、アクセスがしやすいかどうかは最も重要です。たとえFAQ内の情報が充実していても、目当ての情報にアクセスできなければ元も子もありません。よって、よくある質問については、グローバルナビゲーションからいつでもアクセスできるようにするなどの工夫をするのが賢明です。あるいはホームページ内でキーワード検索できるようにするのも良いでしょう。
一方で、ユーザーは商品やサービスのホームページを一番に開くとはかぎりません。webブラウザからのキーワード検索によって、他のさまざまなwebサイトを回遊するかもしれません。そのようなときに自社のホームページに来訪してもらうため、SEO対策もおこなっておくのが良いでしょう。

2.解決につながっているか

目的のFAQにアクセスしてもらったとしても、情報に誤りがあったりわかりづらかったりしたら、ユーザーの反感を買ってしまいます。専門用語は使わずに、平易な言葉での説明に努めましょう。また必要に応じて、図解なども交えながら補足するとなお良いです。情報の真偽については、定期的にチェック・更新をし、常に正しい情報を提供するようにしてください。
また、ユーザーが閲覧したFAQが実際の解決に役立ったのかを知るために、簡易的なアンケートフォームを利用する方法はおすすめです。今後のより良いFAQ運営に向けての貴重なフィードバックとなるからです。

効果の高いFAQページのメリット

ユーザー目線で作られた効果の高いFAQページには次のようなメリットがあります。

ユーザーの満足度が向上

FAQページだけでは自己解決にいたらなかった場合、ユーザーはほかの方法で問題を解決しなければなりません。次に有力なのはコールセンターへの電話や問い合わせ窓口へのメールですが、これらはユーザーにとっては非常に手間のかかることです。その点、FAQページで一発で自己解決できればユーザーの満足度は高まるでしょう。

運営者の負担が減少

コールセンターへの電話や問い合わせ窓口へのメールが減れば、運営者の負担も減少します。その代わりに、コールセンターのオペレーターの数を縮小させて人件費を節約したり、一人ひとりのユーザーに対してのより手厚いサポートに充てたりできるのです。

webサイト全体の価値が高まる

効果の高いFAQページは、ユーザーのブログやソーシャルメディアからの被リンクにつながる可能性が高くなるため、webサイトへの信頼度や新たなユーザーの流入数も高まるでしょう。

コールセンターとの連携が必要

とはいえ、ユーザーの抱えるすべての疑問や困りごとをFAQページだけで100%解決するのは困難です。依然として、コールセンターで待機しているオペレーターの手を借りなければならない状況は続いています。
顧客が求めている回答と、文面のFAQの内容が完全に一致していないと、電話をかけてしまう層は一定数おり、コールセンターが担う重要度は今後も下がることはありません。
その意味では、オペレーターの回答速度を向上させ、満足度を上げていくために対応マニュアルをFAQ化した「社内FAQ」の拡充も重要になります。理想は、ユーザーの疑問や困りごとを熟知しているコールセンターが、顧客が見るFAQと社内FAQを運営し、場面に応じて求められている対応を取れる体制を整えることでしょう。

CRMシステムで情報を蓄積

FAQを作成するためには、日ごろからどのような問い合わせがあるのか?オペレーターがどのようなことで躓いているのか?を知ることが重要です。上記のような情報を知るために、コールセンターに集まるユーザーからの疑問や困りごとをシステムによって管理する、という方法があります。たとえば、「楽テル」はコールセンター向けに特化したクラウド型CRM(顧客対応管理)システムです。マネジメント層やオペレーターの業務効率を向上させるために数々の機能を有しているのはもちろんのこと、ユーザーからの問い合わせ内容も蓄積・参照することが可能です。また、標準の機能として社内FAQのテンプレートを持っているので、よくある質問から回答集を作り、顧客からコールセンターに電話があった際にオペレーターが検索をかけてすぐに回答する、という運用をすぐに開始できます。

まとめ

「FAQ」についての理解は深まりましたか?効果の高いFAQを作るためにはコールセンターとのシームレスな連携が不可欠であり、効果の高いFAQを作ればコールセンターの負担が減るという関係性がポイントです。FAQとオペレーターが対応する電話対応の役割を明確にし、ユーザーの満足度をいっそう高めていきましょう。

楽テルバナー