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2019/11/8

アポ率アップ!テレアポ管理システムを導入するメリットとその機能

アポ率アップ!テレアポ管理システムを導入するメリットとその機能

こんにちは!楽テルコラム担当です。

コールセンター業務は、コールセンターから顧客に対して発信するアウトバウンドと顧客から電話を受信するインバウンドに大きく分けられます。今回はアウトバウンドの管理、つまりテレアポ管理についてご紹介していきます。
テレアポが営業活動として有効であることはよく知られていますが、架電するほとんどの担当者にとって気が進まないものです。また成果が出るまで時間を要すという悩みがつきまといます。この背景としてはテレアポの非効率性があげられます。
テレアポの成果を出していくためには管理方法が重要となります。テレアポ管理の機能とメリットについて説明します。

テレアポ管理とは

そもそもテレアポ管理とはどういった管理を指すのか、また、現状の管理方法で合っているのかどうか、頭を悩ませている方も多いかもしれません。
テレアポ管理の最重要要素として、まず行いたいのはアタックリストの一元化です。各担当者が知恵を絞ったリサーチの結果、独自にアタックリストを作成しているということも多いと思います。また、アタックリストというと未成約の見込み客のリストを思い浮かべますが、実は既存客が含まれてしまっているケースや、同じ顧客が複数入力されているといった場合もあります。

既存客と見込み客、また過去の顧客を含めた全ての顧客情報を一元化してデータベース化を行うことで、実際にテレアポを行う際の無駄な電話を削減できます。

さらに架電した際の履歴や担当者の詳しい情報など、営業効率をアップする情報をデータベースに記録することもテレアポ管理に欠かせない要素です。データベースのアップデートが徹底されると、営業活動を優位に進めるための顧客分析にも応用可能です。つまり、成約の可能性が高い見込み客を絞り込んだアプローチに利用できるのです。

従来のテレアポのコストや工数

これまで、テレアポといえば、各営業担当者がエクセルなどで独自のリストを手動で作成することが通常でした。ただし、残念ながらこの方法ではテレアポを行った際の重複や漏れが避けられません。

そもそも個人のみでリスト管理を行っていてほかの担当者と共有ができていない場合、既存客あてに新規営業で架電してしまう可能性もありますし、別の営業担当者が交渉を進めている相手に自身が重複してアプローチを行ってしまうことで、最悪の場合、会社の信用まで損ねるというようなことも起こります。このような状態でテレアポを行うのは非効率です。
また、テレアポの業務をコールセンターに委託するケースも多いですが、エクセルや紙のリストを使用して対応履歴の入力や記入をしている場合、結果レポートを作成するのもひと苦労で、多くの工数が発生します。結果として、かける電話の件数が少なくなってしまうこともあるでしょう。
複数人で架電を行っている場合は結果を統合する作業が必要ですし、得た情報が膨大な場合や、電話が複数回にわたった場合にはその内容を過不足なく記録するのにも工数が必要となります。
このようなテレアポの手法では成果は思うように上がらず、テレアポ自体が担当者にとってますます辛い作業となってしまいます。

テレアポ管理システム導入によるメリット

自社やブランドの信頼を損ねるリスクや、またコストや時間に非効率が生まれるリスクのあるアタックリストによるテレアポを改善するには、テレアポ管理システムの導入が効果的です。

テレアポ管理システムには顧客情報のデータベースをクラウドに持つタイプもあり、データがクラウド上にあれば、外出先からも最新の情報を参照、入力が可能です。
社内に限らず、コールセンターのような外部業者へテレアポの委託を行っている場合なら、情報の同期のタイムラグなどがなくなり、常に最新の情報を参照できます。オペレーターも対応状況をその場で不足なく入力できるようになるため、多くの作業をスムーズに行うことができ、規定の時間により多くの架電が可能になります。

手間をかけずに電話で得た情報をデータベースに追加していくということは、独自の細かな情報を伴った質の高いデータベースが出来上がるということでもあるため、これまで各担当者がエクセルなどで作成していた個人的なアタックリストを、一元管理することで会社の資産として格上げされるといっても過言ではありません。
この高度な情報を含むデータベースがあれば、簡単に色々な分析や分類が可能となります。加えて、ターゲット顧客に対してニーズを踏まえた提案に活かすことも可能です。担当者の作業時間短縮に留まらず、全体のパフォーマンス向上や成約率のアップが期待できます。

さらに、データベース上から発信を行う「クリックトゥコール」や、大量に同時発信を行い、電話に出たもののみをオペレーターにつなげる「プレディクティブコール」などの機能を駆使することによって、発信の効率を飛躍的にアップさせることもできるのです。

まとめ

テレアポに利用するアタックリストそのものが各担当者にとっての資産だという考えもあります。しかし今回説明したように、テレアポ管理システムの導入により顧客情報を共有したりオープンにすることができます。つまり、多くの情報が追加され、充実したリストの作成ができます。
テレアポを使った営業が成果に結びつきにくいと感じるようであれば、テレアポ管理システムの導入をぜひ考えてみてください。

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