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2019/10/12

フロントオフィスとバックオフィスの役割 それぞれの機能と効率化を解説

フロントオフィスとバックオフィスの役割 それぞれの機能と効率化を解説

こんにちは!楽テルコラム担当です。

ビジネスシーンが時代とともに変わるにつれてビジネス用語も変化しています。特に一部の業界でしか使われていないような用語、そのトレンドにいたっては外部の人にはなかなか理解しがたいでしょう。
そこで今回は、昨今広く使われるようになっている「フロントオフィス」、「バックオフィス」やその業務の効率化をサポートするツールについて解説します。金融業界やコールセンターをはじめ、各業界において聞く機会が増えてきているビジネス用語なので、ぜひとも覚えておきましょう。

フロントオフィスとは

フロントオフィスの「フロント」には、「前面」や「最前線」などの意味があります。つまり、オフィスの最前線にいる人たちのことを総称して「フロントオフィス」と呼ぶのです。

最前線というのは具体的には、「お客さまと直接的に関わる人」のことです。ホテルでいえばコンシェルジュ、銀行でいえば受付でお客さま対応をする従業員、コールセンターでいえばオペレーターということになります。

フロントオフィスの役割・機能

フロントオフィスの役割や期待されている機能は、「会社の売上に貢献すること」と「お客さまに満足感・納得感を与えること」だといえるでしょう。

たとえば、営業部の人はあらゆる業界においてフロントオフィスの代表格です。自社製品・サービスを購入してもらうための窓口として機能しているため、常に最前線に立ちお客さまと接しなければなりません。つまり、会社の売上はフロントオフィスである営業部の活躍度合いにかかっているのです。

一方、売上に貢献することだけがフロントオフィスの仕事でもありません。たとえば、お客さまからの相談窓口として機能しているコールセンターにおいては、お客さまの悩みを解決することこそが一番の役割になります。とはいえ、満足感の高まったお客さまはいつか優良顧客になってくれるかもしれないので、長い目で見れば会社の売上にも貢献してくれることでしょう。

フロントオフィスの仕事は効率化が難しい

しかしながらフロントオフィスは悩ましい問題を抱えています。「会社の売上にもっと貢献したい」、「もっと多くのお客さまに満足感・納得感を与えたい」と思っても実現が難しいという側面があるのです。

なぜなら、お客さまと直接的に関わっている時間を短縮したり効率化したりすることは難しいからです。たとえばホテルのコンシェルジュが、多くのお客さまに対応しようとするあまり、一人をなおざりにしたらどうでしょう。おそらくリピーターになってくれるお客さまはいないのではないでしょうか。やはり一人ひとりのお客さまを大切にすることが大前提としてあるため、フロントオフィスの仕事は効率化が難しいのです。

ただし特例の業界もあります。コールセンターはフロントオフィスでありながら仕事を効率化しやすいのです。無論、実際の通話時間を短縮することは難しいですが、通話前後に付随する諸作業はシステム次第で効率化が可能です。

たとえば「着信ポップアップ」という機能があれば、着信と同時にお客さまの身元や過去の通話内容が一覧できます。事前に準備ができるため、オペレーターはすぐに本題へと移ることができるでしょう。

なお、コールセンターシステムの機能については楽テルが充実しています。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、最前線で活躍するフロントオフィスを後方から支援する部署・人のことです。フロントオフィスとは異なり、直接お客さまと接することはまずありません。一般企業でいうところの総務や人事、経理などがバックオフィスの主な部署で、企業活動を発展させるために裏方としてサポートしています。

バックオフィスの役割・機能

企業活動を発展させるために裏方としてサポートするという点では同じですが、バックオフィスの具体的な役割・機能はさまざまです。

なぜなら総務部なら事務全般、人事部なら人事考課や採用、経理なら会計や給与というように、仕事内容がそれぞれ大きく異なるからです。

バックオフィスの仕事は効率化しやすい

とはいえバックオフィスの多くはパソコンでの事務作業をふくむので、システム次第ではかなりの効率化を期待できます。

たとえばコールセンターのバックオフィスである管理部門は、先述したフロントオフィスと同じコールセンターシステムを同時に利用することができます。システムの中にはさまざまな業務や顧客のデータを簡単に集計しグラフ化することができるため、管理部門はオペレーターの現状とグラフを見比べながらさまざまな施策を打つことが可能なのです。

関連記事はこちらバックオフィスとは?効率化する方法をご紹介

フロントオフィス・バックオフィスで効率化に役立つシステムツール

ここでは、フロントオフィス・バックオフィスの効率化が期待できるシステムを3つご紹介します。

顧客データを一元管理できる「CRMシステム」

CRMシステムなら、フロントオフィス・バックオフィス両方の業務効率化が期待できます。CRMとは「Customer Relationship Management(顧客関係管理)」の略称で、顧客情報を一元管理・蓄積できるシステムのことです。

たとえばコールセンター業務の場合、CRMシステム上で顧客情報や全てのオペレーターが対応した内容をまとめて管理できます。入電の際、膨大な顧客データの中からその顧客の購入履歴や過去の問い合わせに素早くアクセスできるので、スムーズに要望に応えることができます。自社の商品・サービスに関する専門用語やセールスポイントなどを閲覧することや、着信時のポップアップ表示でクレームの過剰な顧客からの入電に対策することも可能です。さまざまな側面からフロントオフィスの業務効率化に貢献します。

バックオフィスとしてはオペレーター一人ひとりの勤務状況や顧客対応の内容が記録されて見える化できるので、コールセンター業務の人事管理にも役立てることができます。

関連記事はこちらコールセンター業務を効率化!CRMシステムの役割と導入するメリット

電話業務に特化した「CTIシステム」

CTIとは、「Computer Telephony Integration」のことで、電話・FAXなどの顧客接点での効率化を図るためのシステムです。コールセンターのフロントオフィスの場面で役立ちます。

まず電話の受付時間外や問い合わせが多い時間帯など、オペレーターが入電に対応できない際には、CITシステムの自動音声で応答できます。さらに自動音声で折り返し電話の希望を顧客に問うといったプロセスも登録できるので、人員を増やすことなく多くの顧客の入電をフォローできます。

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営業活動を支援する「SFAシステム」

特にBtoB企業のフロントオフィスに役立つのが、SFAシステムです。SFAは「Sales Force Automation」の略語で、営業活動の支援に特化したものです。これまで営業担当者一人ひとりが抱えていた顧客情報や営業活動の足跡を組織で共有することで、顧客対応品質を向上する目的を叶えてくれます。

かつて多くの企業では日々の営業活動を紙面で上司に報告していました。そのため担当者本人と上司以外は営業活動を把握しづらく、顧客へのフォローが適切にできないこともありました。そんな中社会のIT化が進むとともに登場したSFAシステムによって、全ての営業担当者の顧客情報や営業日報のデジタル管理が可能になりました。
SFAシステムで常に最新の顧客情報を共有しておけば、突然のトラブルも営業部全体で対応できるようになるので、顧客満足度の向上を図ることができます。

関連記事はこちらCRMとSFAの違いって何?目的ごとにどちらを導入するか選ぼう

まとめ

今回は昨今広く使われるようになっている「フロントオフィス」、「バックオフィス」について解説しました。大きな違いとしては、フロントオフィスはお客さまと直接的に関わり、バックオフィスは裏方としてサポートするという点です。今度これらのビジネス用語をさらっと使ってみてくださいね。

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