顧客管理の注意点とは？セキュリティ対策ツールもご紹介

顧客情報を適切に管理する重要性

ビジネスにおいて、お客様の会社名、個人名、メールアドレス、生年月日、またはクレジットカードの番号などありとあらゆる顧客情報が集まります。いずれもお客様からの企業や人に対する信頼の上に集まった情報です。
顧客情報の事故や事件は、定期的といっていいほどニュースに取り上げられています。しかし、個人情報を漏洩させてしまった企業では、経営基盤を揺るがすような大きな損害が発生するため、情報セキュリティ対策は世界的にも重要な経営課題とされています。

情報セキュリティの考え方で3大要素といわれるのが、「機密性」、「完全性」、「可用性」の3つです。「機密性」とはアクセス可能と認められたものに限定して、該当の情報へアクセスすることができる状態とすることをいいます。
「完全性」は情報が改ざん、破壊されたり、消去されたりしていない状態を保つことです。そして「可用性」は情報へのアクセスが許可されたものが、必要な時に中断されること無く、情報及び関連資産にアクセス可能とする状態を保つことをいいます。
これらの3つがきちんと保たれていると、情報セキュリティが担保されている状態です。

流出の事例紹介

顧客情報の流出の発生は、ECサイト等への悪意のある第三者によって不正アクセスが行われたり、従業員や元従業員の故意による持ち出しといった犯罪にまつわる事例だけではありません。具体的にはどのような事故の事例があるのでしょうか。詳しくご紹介していきます。

USBメモリの紛失事故

非常に小さなUSBメモリですが、その中には膨大な情報が入るため、便利な分、扱いには気をつける必要があります。
例えば、ある小売業の従業員が外部持ち出し禁止となっていたUSBメモリを持ち出し、紛失してしまった事例があります。そのUSBメモリには顧客情報1万件以上が保存されていました。

添付ファイルの誤送信

日々の業務に欠かせないメールですが、「慣れているから」といって油断すると大きな損害に繋がります。
例えば、ある住宅関連の企業で、従業員が取引先宛のメールにエクセルファイルを添付した際、誤って1000件以上の顧客情報が入力されたエクセルファイルを添付してしまった、という例もありました。

このような事例を含め、発表されているものだけでも毎週のように個人情報の流出事件・事故が起きています。特にここで紹介したような事故はルールの遵守や確認の徹底、機密性、完全性、可用性が維持されていれば防止できたはずです。

セキュリティ強化のためにできること

顧客管理に限らず、従業員に対して教育を行うことこそ情報セキュリティにおいて重要なポイントです。ただしどんなに教育を行っても人間のミスを100%避けることは不可能ですし、悪意ある第三者についても教育では防ぎきれません。そこで、仕組みやシステムを使った対策も必要です。ここでは、有用なツールをいくつかご紹介します。

秘文 Data Protection

最初に紹介するのは、「秘文 Data Protection」です。機密情報の不正利用や二次流出が発生しても、失効（閲覧停止）することで、情報の拡散を防ぐというツールです。情報が外部に漏れた場合でも、作成者の権限によって手元を離れたデータの閲覧権限をなくすことが可能です。

LanScope Cat

LanScope Catは高いシェアを誇るツールです。このツールは、パソコンからスマートフォンを含めたIT資産の管理、内部不正対策、外部脅威対策と必要な観点をカバーしたセキュリティ運用をシンプルに行うことが可能です。

InfoBarrier

InfoBarrierはPCや外部媒体の利用を統制・管理を行うことで機密情報の流出を防ぐサービスです。クライアント端末でのデータ保存を禁止したり、危険なアプリケーションの起動を制御したりするなど、厳密な管理を行いつつ、セキュリティ管理者の負荷を軽減します。

ログ管理により情報セキュリティ事故を防ごう

パソコンの使用履歴を「ログ」といいますが、ログの管理は情報セキュリティ事故を防止するために重要なものです。顧客管理を行うサーバーに対してログを管理することで、「いつ」、「誰が」、「どんな作業をしたのか」が把握可能です。そのため、不正な利用の防止や、問題発生においては原因を特定することもできるのです。

まとめ

顧客管理は常に個人情報漏洩などの大きなリスクと隣り合わせです。管理体制の徹底は事業そのものを守ることに繋がります。今一度従業員の教育を行って、リスク低減のためツールの導入を検討しましょう。無料で使えるCRMシステムもあるため、「まずはお試しで使ってみたい」という方はこちらの記事も参考にしてみてください。

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