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顧客管理をエクセルで行う方法は?作り方やテンプレート、注意点も解説

顧客管理をエクセルで行う方法は?作り方やテンプレート、注意点も解説

こんにちは!楽テルコラム担当です。

顧客管理を手軽に始めたい場合は、エクセルを活用するのがおすすめです。しかし、入力方法や共有方法など複数の注意点もあります。今回は、顧客管理をエクセルで行う方法やポイント、注意点などを解説します。シートを効率よく作成できるテンプレートも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

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目次

    エクセルで顧客管理を行うメリット

    顧客管理は、顧客の情報を社内で共有し、営業活動やマーケティングなどに活かすために重要です。顧客管理にはさまざまな方法がありますが、特に手軽に取り組みやすいのが、エクセルを使った管理方法でしょう。

    エクセルで顧客管理を行うメリットは以下のとおりです。

    • コストがかからない
    • 操作方法がわかりやすい
    • 定型処理を自動化できる

    ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

    コストがかからない

    エクセルで顧客管理を行うメリットは、コストがほとんどかからない点です。

    顧客管理ツールの中には、初期費用に100万円以上かかるものや、毎月コンスタントに利用料がかかるものもあります。

    すでにエクセルを利用している場合、エクセルで顧客管理を行えば、顧客管理用に新たにシステムやツールを導入する必要がありません。コストをかけることなく顧客管理を強化したい方は、まずはエクセルで管理してみるとよいでしょう。

    操作方法がわかりやすい

    エクセルは多くの方が使い慣れているツールであり、操作方法がわかりやすいのもメリットです。エクセルの基本操作がわかる方なら、専門知識がなくても問題なく利用できるでしょう。

    顧客管理用のツールを新たに導入する場合は、ツールの使い方に慣れるまで時間がかかり、導入してから活用できるまでラグが生じる可能性があります。また、社員に使い方を教えるための研修も必要です。

    エクセルなら、多くの社員がすぐに活用でき、ツールの使い方を教育する手間も省けます。

    定型処理を自動化できる

    エクセルは、定型処理を自動化できるのもメリットです。

    エクセルにはマクロ機能があり、処理を記録し、ボタンを押すだけで記録した処理を自動で実行してくれます。繰り返し行う定型処理を記録しておけば、効率よく顧客管理シートを作成できるでしょう。

    また、VBA(Visual Basic for Applications)というプログラミング言語を扱える場合は、エクセルでできることが増えるため、より活用の幅が広がります。

    顧客管理に使えるエクセルテンプレート

    エクセルで顧客管理を行う場合は、テンプレートを活用するのがおすすめです。ゼロから顧客管理シートを作成する場合に比べて、より短時間でシートを作成できるのがメリットです。

    ここでは、顧客管理に使えるエクセルテンプレートを2つ紹介します。

    Microsoft

    Microsoftは、顧客情報を簡単に管理できるエクセルテンプレートを提供しています。

    フィルタ機能を使って必要な情報を検索できるようになっています。表の色変更も可能なため、見やすいようにカスタマイズできるのも魅力です。

    また、Microsoftが提供しているため、信頼性が高いのもポイントです。

    以下より無料でダウンロードできるため、ぜひ利用してみてください。

    顧客管理表

    bizocean

    ビジネス書式サイトであるbizoceanも、顧客管理表や顧客管理シートのテンプレートを提供しています。

    業種別のシートや販売先情報入力シート、商談内容を管理できるシートなど、さまざまなテンプレートをダウンロードできるのが魅力です。

    無料でダウンロードできるものが多いため、こちらも利用してみてはいかがでしょうか。

    「顧客管理表・顧客管理シート・顧客管理カード」の書式テンプレート・フォーマット一覧

    エクセルで顧客管理を行う方法

    エクセルで顧客管理を行う方法は以下のとおりです。

    1. 管理したい項目を設定する
    2. シートを作成してデータを入力する
    3. 各項目をデータベース化する
    4. 各項目にフィルターを設定する

    ステップごとに解説します。

    1.管理したい項目を設定する

    まずは、顧客のどのような情報を管理したい方を洗い出し、管理したい項目を設定しましょう。

    項目例は以下のとおりです。

    • 業種
    • 企業名
    • 従業員数
    • 所在地
    • 担当者の部署・役職・氏名
    • 電話番号
    • メールアドレス
    • 商談履歴
    • 購入履歴

    必要な項目は企業や顧客管理の目的などによって異なるため、必要な項目を選定しましょう。

    営業活動やマーケティングなどに活かすためには、なるべく項目を細かく設定することをおすすめします。

    2.シートを作成してデータを入力する

    次に、エクセルでシートを作成し、上記の項目と顧客のデータを入力しましょう。

    項目は、1行目のセルに横並びで入力します。そして、顧客データを縦方向に入力してください。

    このとき、空白のセルを作らないようにしましょう。顧客ごとに1行空けたり、データがない部分を空白にしたりすると、フィルター機能やソート機能が使えなくなってしまうためです。

    3.各項目をデータベース化する

    必要な情報を記載したら、各項目をデータベース化しましょう。データベース化することで、データを効率よく適切に管理できるようになります。

    そのためには、まずは書式設定をテーブルにしましょう。データを記入したセルをすべて選択した後、「ホーム」タブの右上にある「テーブルとして書式設定」を選択してください。テーブルにすることで、セルの書式設定やテーブルの色、デザインなどを変更できるようになります。

    その後、データベース化するセルの範囲が表示されるため、すべてのセルが含まれているかをチェックしましょう。問題がなければOKを押すことで、データベース化が完了します。

    4.各項目にフィルターを設定する

    データベース化が完了したら、各項目にフィルターを設定しましょう。フィルターを設定することで、データの並び替えや必要なデータの抽出などができるようになります。

    1行目に記載した項目のセルをすべて選択した後、「ホーム」タブの右上の「フィルター」をクリックしてください。項目のセルの横に逆三角形のボタンが表示されます。ボタンをクリックすることで、指定した法則でデータを並び替えたり、条件に合致するデータのみを表示させたりできます。

    エクセルで顧客管理を行う際のポイント

    エクセルで顧客管理を行う際、以下のポイントを押さえるとよりシートが使いやすくなります。

    • 項目セルやウィンドウ枠を固定する
    • 重複チェック機能を使う
    • ピボットテーブル機能を活用する

    それぞれのポイントについて見ていきましょう。

    項目セルやウィンドウ枠を固定する

    顧客管理シートを作成したら、項目セルやウィンドウ枠を固定するのがおすすめです。

    先頭行の項目セルを固定することで、シートを下までスクロールした際も項目が隠れることがありません。どのセルがどの項目に対応しているのかがわかるため、データを入力しやすくなります。

    先頭行以外のセルを固定したい場合は、ウィンドウ枠を固定しましょう。シートをスクロールしても、選択したセルを見失うことがありません。

    項目セルを固定する際は、「表示」タブの右上にある「先頭行の固定」をクリックしてください。また、ウィンドウ枠を固定する場合は、同じ「表示」タブの右上にある「ウィンドウ枠の固定」をクリックしましょう。

    重複チェック機能を使う

    データの重複入力を防ぐためには、重複チェック機能を活用するのが効果的です。同じ顧客のデータを重複して入力していないかを簡単に確認できます。

    重複チェック機能を使うためには、「ホーム」タブの右上にある「条件付き書式」を選択してください。次に、「セルの強調表示ルール」にカーソルを合わせ、「重複する値」をクリックしましょう。「新しい書式ルール」という画面が表示されたら、OKをクリックすることで、重複している部分が赤く表示されます。

    行全体が赤く表示されている場合は、同じ顧客データを重複して入力してしまっているサインです。

    重複データを削除したい場合は、「データ」タブの右上にある「重複を削除」をクリックしましょう。

    この時、表記揺れが起こってしまうと、重複をうまく抽出できなくなってしまいます。たとえば、「(株)〇〇」と「株式会社〇〇」が混在している場合、両者は重複していないデータとみなされるため、注意が必要です。

    ピボットテーブル機能を活用する

    大量のデータを効率的に集計・分析するためには、ピボットテーブル機能を活用しましょう。

    ピボットテーブルは、関数や数式を使うことなく、データを効率よく集計できる機能です。

    ピボットテーブル機能を用いることで、大量のデータの中から必要なデータのみを集めて新たなテーブルを作成できます。

    ピボットテーブルを使うためには、データが以下の3つの条件を満たしていることが必要です。

    • 1行目にタイトルが記載されている
    • 2行目以降、途中に空白の行がない
    • データと隣接している場所に余計なセルがない

    データが整ったら、「挿入」タブの「ピボットテーブル」をクリックします。ピボットテーブルを作成したいセルの範囲が表示されるため、問題ないかを確認しましょう。OKをクリックすることで、ピボットテーブルのシートが新たに作成されます。

    表示したい項目をドラッグアンドドロップすることで、必要なデータのみが記載された表を簡単に作成できます。

    エクセルで顧客管理を行う際の注意点

    エクセルで顧客管理を行う際は、以下の点に注意しましょう。

    • 項目を縦方向に記入しない
    • データ同士の行間を空けない
    • タイトルと表は間隔を空ける
    • 項目を増やしすぎない
    • 表記揺れに注意する
    • 編集者を決める
    • マニュアルを作成する
    • 共有時は共有ブック機能を利用する

    それぞれの注意点について解説します。

    項目を縦方向に記入しない

    エクセルで顧客管理を行う際、項目を縦方向に記入しないようにしましょう。項目を縦、データを横に記入していくと、フィルター機能やソート機能が使えなくなってしまうためです。

    もしシートを逆に作ってしまった場合は、テーブルを貼り付け直すことで簡単に行と列を入れ替えられます。

    まずはテーブル全体を選択し、右クリックで「コピー」を選択しましょう。次に、新たにテーブルを貼り付けたい場所を選択し、「形式を選択して貼り付け」をクリックしてください。「行列を入れ替える」にチェックを入れて「OK」を押すことで、行と列が入れ替わったテーブルを貼り付けられます。

    データ同士の行間を空けない

    データ同士の行間を空けないようにすることも大切です。見やすいように行と行の間を空けると、空白のセルが生まれ、フィルター機能やソート機能が正しく使えなくなる可能性があります。

    シートを見やすくしたい場合は、セルの高さや幅を調整するとよいでしょう。

    同様に、データがないからといって空白にしないよう注意が必要です。データがない部分には「-」や「なし」などを記入してください。

    タイトルと表は間隔を空ける

    シート内に「製品〇〇 顧客リスト」のようなタイトルを記入する場合は、タイトルと表の間に1行以上の間隔を空けましょう。間隔を空けないと、表がデータベースとして認識されず、情報がうまく表示されない場合があるためです。

    なお、タイトルと表の間に行間が空いていても、フィルター機能やソート機能は問題なく利用できます。行間を空けてはいけないのは、あくまでも表の中です。

    項目を増やしすぎない

    管理する項目を増やしすぎないことも大切です。

    あれもこれもと項目を増やしすぎてしまうと、必要な情報がわかりにくくなってしまいます。また、データを入力する手間がかかり、ミスが発生する確率も高まります。

    項目を細かく設定してより多くの顧客情報を管理することも大切ですが、不要な項目も入れないようにしましょう。また、管理シートを運用する中で不要な項目ができた場合は、適宜項目の見直しを行うことをおすすめします。

    表記揺れに注意する

    シートに情報を入力する際は、表記揺れに注意してください。表記揺れが発生すると、検索や抽出がうまくいかなくなってしまいます。

    特に、以下については表記揺れが発生しやすいため注意が必要です。

    • 「全角」か「半角」か
    • 株式会社の表記方法
    • 「ひらがな」か「カタカナ」か
    • 「大きいかな」か「小さいかな」か(「い」と「ぃ」、「や」と「ゃ」など)
    • 長音符号の有無
    • 長音符号とハイフン
    • 数字の0と記号の◯

    エクセルは、フリーワードで入力すると表記揺れが起こりやすくなります。フリーワードでの入力は避け、記入項目をプルダウンで選択できるようにしましょう。 プルダウンで選べるようにするためには、あらかじめ別の列やシートに選択肢を記入しておきます。

    次に、プルダウンにしたいセルの範囲を選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックしましょう。「データの入力規則」という画面が現れたら、「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」をクリックします。「元の値」という部分に、選択肢にしたいセルの範囲を入力して「OK」を押しましょう。セルに逆三角形のボタンが現れ、このボタンをクリックすることでプルダウンで候補を選択できるようになります。

    編集者を決める

    情報を適切に管理するためには、事前にシートの編集者を決めておきましょう。

    全員が自由にデータを編集できるようにすると、編集者によってデータの入力形式が変わったり、誰かが間違えてデータを消去・変更してしまったりする恐れがあるためです。

    編集者を限定することで、統一したルールでデータを入力・管理できるようになり、情報の正確性が高まります。編集者は1〜2名に限定し、特定の人のみに編集権限を与えることがおすすめです。

    マニュアルを作成する

    エクセルで顧客管理を行う際は、入力方法や管理方法についてマニュアルを作成し、統一した方法でシートを扱うようにしましょう。

    複数人で編集する際、マニュアルがなければ担当者のマイルールでデータを記入することになります。結果、表記揺れやデータの入力ミスが発生し、シートを活用できなくなってしまう可能性が高いです。

    編集者を限定する場合も、データの入力方法や管理方法が属人化してしまい、別の担当者や部署に引き継ぐ際に混乱が生じる恐れがあります。

    マニュアルを作成し、ルールを統一することが大切です。

    共有時は共有ブック機能を利用する

    エクセルを共有する際は、共有ブック機能を利用しましょう。

    同じシートを複数人で共有する際、デフォルトで編集できるのは1人のみです。誰か1人がシートを開いている場合、ほかのメンバーは読み取り専用モードでしか開けず、編集ができなくなります。

    複数人で同時に編集したい場合は、「校閲」タブから「変更」をクリックし、「ブックの共有」をクリックしてください。

    「校閲」タブに「変更」がない場合は、「ファイル」タブをクリックし、メニュー下の「オプション」をクリックしましょう。「Excelのオプション」という画面から、「リボンのユーザー設定」を選択すると、タブに配置するコマンドボタンをカスタマイズできます。「校閲」タブに以下の4つのボタンを追加しましょう。

    • ブックの共有
    • 変更履歴の記録
    • 共有の保護
    • ブックの比較と反映

    追加が完了した「OK」をクリックすることで、「校閲」タブから「ブックの共有」を選択できるようになります。

    「ブックの共有」をクリックしたら、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」または「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します」にチェックを入れましょう。「OK」を押してエクセルを一度保存すると、共有ブック機能が有効になります。

    このファイルを共有することで、複数人でも同時に編集できるようになり、効率的に作業を進められるでしょう。

    エクセルで顧客管理を行うデメリット

    手軽に顧客管理を行えるエクセルですが、以下のようなデメリットがある点に注意が必要です。

    • リアルタイム性に欠ける
    • 外部ファイルとの紐付けが難しい
    • 容量が増えると動作が遅くなる
    • オフィス外からの確認・編集に適していない
    • 情報が外部に流出するリスクがある

    それぞれのデメリットについて解説します。

    リアルタイム性に欠ける

    エクセルは、リアルタイムでのデータ共有が難しいのがデメリットです。

    ファイルを編集する度にデータを保存・更新しなければ、編集内容が反映されません。

    特に、元のファイルをコピーして各自で利用している場合は、元のファイルが編集される度にコピーし直さなければなりません。データが更新されていることに気づかないまま、以前のファイルを利用してしまう可能性もあります。

    外部ファイルとの紐付けが難しい

    エクセルは、外部ファイルとの紐付けが難しいというデメリットもあります。

    たとえば、顧客との商談履歴をまとめたドキュメントや過去の契約書の内容をシートに記載したい時、エクセルで対応するのは適していません。ハイパーリンクを設定して顧客のWebページに飛べるようにしたり、pdfを挿入したりする方法もありますが、顧客管理シートが見えにくくなってしまう可能性があります。

    外部ファイルと紐付けたい場合は、顧客管理に特化したツール利用するのがおすすめです。

    容量が増えると動作が遅くなる

    エクセルは、データが増えて容量が大きくなると、動作が遅くなってしまうことがあります。

    すべての顧客のデータを管理しようとすると、容量がかなり大きくなってしまう可能性が高いです。ファイルを開くのに時間がかかったり、データを入力してから反映されるまでにタイムラグが発生したりすることがあります。途中でフリーズして、作業が滞ってしまう場合もあるでしょう。

    容量を減らすためには、ファイルを分割する必要があります。しかし、ファイルが増えて管理が複雑になってしまうのが難点です。必要な顧客情報がどのファイルに記載されているかを探すために、時間がかかってしまう場合もあります。

    スムーズに作業したい場合は、大量の顧客データを管理することを前提に設計されているツールを選びましょう。

    オフィス外からの確認・編集に適していない

    エクセルで作ったシートは、オフィス外からの確認や編集に適していません。スマートフォンからの操作が難しいため、外回りや出張時にスマートフォンからリストを作成したいという場合は、不便に感じる可能性があります。

    また、パソコンに入っているエクセルのバージョンによっては、シートの見え方が変わってしまう場合もあります。

    リモートワークに対応するためには、スマートフォンやタブレットなどでも快適に利用できるクラウド型のツールを選ぶのがおすすめです。

    情報が外部に流出するリスクがある

    エクセルで作ったシートは、コピーやペーストが容易であるため、情報が外部に流出するリスクに注意が必要です。

    顧客管理シートには、顧客の個人情報を記載します。情報が流出してしまった場合、顧客情報を不正に利用される可能性があります。被害の程度によっては、顧客から損害賠償請求されることもあるでしょう。また、顧客からの信用を失い、売上が大きく低下してしまうリスクもあります。

    顧客情報を安全に管理するためには、各ファイルにパスワードを設定する、特定の担当者のみにファイルのアクセル権を付与する、などのセキュリティ対策が必要です。

    エクセル以外で顧客管理に役立つツール

    上記のように、エクセルで顧客管理を行うことには多くの注意点やデメリットがあります。

    ここでは、エクセル以外で顧客管理に役立つツールを2つ紹介します。

    CRM

    CRM(Customer Relationship Management)は、顧客情報を管理・分析し、顧客との関係性を強化できるツールです。顧客管理システムという名前のとおり、顧客情報や購買履歴、行動履歴など、顧客に関する幅広い情報を一元管理できます。

    CRMには以下のような機能が搭載されています。

    • 顧客情報管理
    • メール配信機能
    • 問い合わせ管理機能
    • 分析・レポート機能
    • 外部サービスとの連携機能

    顧客情報の管理に特化しており、フォーマットを用意することなく顧客情報をまとめられるのが特徴です。また、顧客情報の追加や更新も簡単に行えるため、効率よく情報を管理できるでしょう。

    SFA

    SFA(Sales Force Automation)は、営業活動を支援してくれるツールのことです。顧客情報や商談内容、案件の進捗など、営業部門が扱う情報を蓄積・分析できます。

    SFAには以下のような機能が搭載されています。

    • 顧客情報管理機能
    • 案件管理機能
    • 商談管理機能
    • 営業担当者の行動管理機能
    • 予実管理機能

    CRMは顧客との関係性構築を目的としている一方、SFAは営業活動の強化を目的としているのがポイントです。

    ただし、どちらも顧客情報を効率よく管理できるツールであり、SFAとCRM双方の機能を持つツールや、両者を連携して使えるツールも複数存在します。

    CRMやSFAで顧客管理を行うメリット

    CRMやSFAで顧客管理を行うメリットは以下のとおりです。

    • 顧客情報をリアルタイムで管理・共有できる
    • 顧客情報を効率よく分析できる
    • 外部サービスと連携できる

    ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

    顧客情報をリアルタイムで管理・共有できる

    CRMやSFAは、顧客情報をリアルタイムで管理・共有できるのがメリットです。

    登録した情報は、リアルタイムでシステムに反映されます。そのため、最新版ではないファイルを参照してしまうリスクを防げるでしょう。

    また、IDとパスワードがあれば同じシステムにアクセスできるため、データ共有も簡単です。他部署への共有もスムーズに行えるため、部門をまたいで顧客情報を活用できます。チームでの同時編集が可能なツールも多く、エクセルのようにわざわざ共有用のファイルを作る必要がありません。

    クラウド型の場合は、インターネット環境があれば社外からアクセスできるのもメリットです。スマートフォンやタブレットからツールを操作できるため、出先で商談情報の記録や新規顧客情報の入力なども行えます。

    顧客情報を効率よく分析できる

    CRMやSFAは、顧客情報を効率よく分析できるのも魅力です。

    CRMやSFAの中には、データを集計して自動で分析してくれる機能を持つものが多く存在します。分析結果から表やグラフを自動で作成してくれるものもあり、統計の知識がない方でも簡単に顧客情報を分析できます。

    CRMやSFAを活用することで、収集した顧客情報を効率よく分析し、結果をマーケティング戦略の策定や営業活動の改善などに活かせるでしょう。

    外部サービスと連携できる

    CRMやSFAの中には、外部サービスと連携して使えるものも多いです。

    CTIやMAツール、メール配信ツール、ERPなどの外部サービスと連携することで、さらに活用の幅が広がります。

    たとえば、コンピューターと電話をつなぐCTIと連携させることで、顧客情報を確認しながら顧客からの問い合わせに対応できるようになります。コールセンター業務の効率化と、顧客満足度向上につながるでしょう。メールでのやりとりが多い場合は、メール共有システムとの連携も効果的です。顧客対応時にCRMやSFA上の情報を参照できるだけでなく、CRMやSFAからメールの履歴を呼び出すこともできるため、どういったやりとりがあったか転記する手間も削減できます。メール共有システムについてくわしく知りたい方は以下より詳細をご確認ください。

    関連記事はこちら【2024年最新】メール共有システム12社を比較!機能や選び方まで徹底解説

    また、MAツールやメール配信ツールと連携させることで、顧客の状況に合わせた適切なコンテンツを配信できるようになります。

    外部サービスと連携できるツールを選び、導入効果を高めましょう。

    CRMやSFAの選び方

    自社に合ったCRMやSFAを選ぶためには、以下のポイントに注目しましょう。

    • 必要な機能が揃っているか
    • 操作方法がわかりやすく使いやすいか
    • スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応しているか
    • 価格は予算内か
    • アフターフォローやトラブル発生時のサポート体制が充実しているか
    • 外部サービスと連携できるか

    特に重要なのが、必要な機能が抜け漏れなく搭載されていることと、操作性の高さです。

    業種やビジネスモデルなどによって必要な機能は異なります。自社の課題を解決するためにはどのような機能が必要なのか、事前に洗い出しておきましょう。

    操作性の高さも重要です。いくら多くの機能が搭載されていても、使い方や操作画面がわかりにくければ現場には定着しません。デモンストレーションや無料トライアルを活用し、操作性を確認したうえで導入することが大切です。

    まとめ

    顧客管理を手軽に始めたい場合は、エクセルを活用するという方法があります。エクセルで顧客情報管理シートを作成して情報を一元管理することで、営業活動やマーケティングなどに活かせます。テンプレートを活用し、シートを効率よく作成しましょう。

    エクセルで顧客管理を行う場合は、特にデータの入力方法に注意が必要です。入力方法を間違えると、フィルター機能やソート機能などが使えなくなってしまう可能性があります。

    しかし、エクセルでの顧客管理にはさまざまなデメリットがあります。顧客管理に特化したツールでより効率よく顧客情報を管理したい場合は、CRMやSFAの導入がおすすめです。

    株式会社ラクスが提供する楽テルは、CTIとCRM機能が一体となったクラウド型のCRMです。顧客情報を一元管理でき、情報を確認しながら顧客からの電話に対応できます。コールセンターやヘルプデスクの電話対応業務を効率化したい方は、楽テルの活用を検討されてみてはいかがでしょうか。

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    記事執筆者情報

    楽テルコラム編集部

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。前職では、世界トップクラスのシェアを誇るCRMシステムの導入支援を通して、様々な企業の業務改善に尽力していました。
    楽テルのコラムではコールセンターやインサイドセールスにおける業務効率化・顧客満足度向上などの例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。