東京
03-5369-4845
名古屋
052-218-6937
大阪
06-6376-5222
福岡
092-739-8085

2019/05/01

【すべて無料!】顧客管理に役立つエクセルテンプレート3選

【すべて無料!】顧客管理に役立つエクセルテンプレート3選

こんにちは!楽テルコラム担当です。

「顧客の二ーズを掴み、自社の経営戦略を強化する」ために顧客管理を効率的に行うことは、どの企業としても取り組みたい課題のひとつです。特に、コールセンターなど大規模数のお客様から直接注文を受けるような業態の場合、顧客管理はさらに重要な位置を占めます。しかし、顧客管理の導入を新たに計画されている方にとって、1から自分で仕組みを作り出すことは難しいです。まずは、エクセルテンプレートで顧客管理を始めたい方も多いかと思います。今回はエクセルの顧客管理テンプレートを無料で提供するサイトの紹介や、各テンプレートの特徴、エクセルで顧客管理するメリット・デメリット、エクセル以外で顧客管理を行う方法をお伝えします。

目次

    Excel(エクセル)の顧客管理テンプレートを無料で提供するサイト3選

    1.bizocean

    とにかくダウンロード可能な顧客管理テンプレートの数が多いことが魅力のサイトです。
    エクセルを含め、全ての顧客管理のテンプレートは95件もあるのです。

    顧客管理の目的が、「顧客の情報を収集・分析して個別のニーズに合わせた営業・サービスを行い、顧客満足度を高め、関係を構築すること」を前提に、目的を満たす幅広い種類のテンプレートが揃っています。

    管理できる項目は、所在地・連絡先などの基礎情報、営業職員による接触の記録や、購買データなどの取引内容など様々です。

    すべてのテンプレートを無料で使用できますが、ダウンロードするためには会員登録を行う必要があります。
    https://www.bizocean.jp/doc/category/36/

    2.Excelフリーソフト館

    会員登録が必要なくダウンロード可能な、フリーテンプレートサイトです。
    顧客管理のテンプレートは、住所、電話番号、連絡先など基本情報を記録するためのテンプレートです。
    非常にシンプルですが、郵便番号は数字を入力するだけで、自動的にハイフンが入るように設定してあるなど工夫が凝らされています。
    オートフィルタの機能などを活用して、必要情報の抽出に使用してみましょう。

    https://templateexcel.com/blog-entry-582.html

    3.Vector Excel Form 顧客管理 1.16

    エクセルのマクロ機能を使用して作られた、かなり凝った様式の顧客管理シートです。
    顧客情報を入力すると、連携して売上一覧や集計表、顧客一覧表を出力することが可能です。

    複数の顧客管理テンプレートを使用する必要がなく、CSVで出力もすぐに可能で、使いやすさを売りにしている顧客管理シートです。
    下記、主な機能です。

    • ユーザーフォームを利用して作成しているので直感的に操作できます。
    • 必要な項目を選択して一覧表印刷やCSV出力することができます。
    • 宛名ラベルは印刷開始位置を指定して印刷でき、ラベル用紙の無駄が省けます。
    • はがきや封筒(長形3号)の宛名印刷が可能です。
    • 売上履歴を入力し、売上一覧表や売上集計表が印刷可能です。

    会員登録の必要がなく、すぐにダウンロードできます。
    https://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se489409.html

    Excel(エクセル)で顧客管理を始める際の3つのポイント

    顧客管理を行うツールには、大きく分けて専門ツールとエクセルの2つがあります。専門ツールは顧客管理に便利な機能が多く搭載されていますが、小規模から導入する場合はコストを抑えて運用できるエクセルが便利です。ここでは、エクセルで顧客管理を始める際に意識したい3つのポイントをご紹介します。

    1.顧客管理の目的を明確にする

    顧客管理をエクセルで行う場合、自社に必要な要素を自由に設定できるのがメリットですが、目的を明確にしなければデータだけ蓄積してうまく活用できないこともあります。そうならないためには、何を目的に顧客管理を行うのかを明確にすることが大切です。
    例えば、以下のような目的です。

    • 営業の進捗を把握して漏れなく顧客にアプローチできる状態にする
    • どのような顧客に売れているのかを分析して営業やマーケティングにつなげる
    • 顧客の情報をどの部門からも確認できる状態にする

    業種や事業規模、取り扱う商品・サービスによってもどのような目的を設定すべきかは異なるので、自社の課題を洗い出した上で解決につながる顧客管理を心掛けましょう。

    2.どのような項目が必要か吟味する

    前項で設定した目的と併せて、顧客管理ではどの項目が必要か十分に吟味することが必要です。以下の項目は、一般的に顧客管理の項目として使用されています。また、必要な項目は個人を顧客としているのか、法人を顧客としているのかによって大きく異なる場合が多いです。

    • 組織名
    • 担当者名
    • 性別
    • 年齢
    • メールアドレス
    • 電話番号
    • 住所
    • 購入履歴
    • 営業履歴

    3.顧客管理の運用ルールを徹底する

    エクセルで顧客管理のシートを作ったら、そのシートをどう運用するのかを自社内でルール化することが重要です。誰がどのタイミングで更新するのか、データはどこのフォルダに置いておくのか、ワークフローはどうするのかなどを決めておかないと、正確な情報が記録できない状態になる可能性もあります。

    また、誰でも入力ができるよう、作業をマニュアル化することも大切です。限定された誰かしか扱えないようであれば、その人が退職したときなどに作業が大幅に滞る可能性があるからです。

    Excel(エクセル)で顧客管理する上で失敗しないための注意点

    簡易的な顧客管理に便利なエクセルですが、顧客管理に特化したソフトというわけではありません。エクセルの特性を知っておかないと、活用したい機能が使えなくなることがあります。
    ここでは、エクセルで顧客情報をデータベース化する際に注意しておくべき2点をご紹介します。

    データベースは縦軸で入力

    1つ目の注意点は、「顧客IDを縦方向に並べる」ことです。新たな顧客IDが増えるたびにエクセルの表が縦方向に増えていくイメージです。そして、横軸にはその顧客IDの個人情報(氏名、住所、属性、行動履歴など)が並びます。

    目で見るだけでは顧客IDを横に並べていくのと同じに見えますが、それではエクセルの機能のフィルターや並べ替えが使えなくなってしまいます。

    「フィルター」とは、特定の値だけを表示させることができる機能です。これは居住エリアや年齢層を絞り込んだり、男女を振り分けたりする際などに使用します。
    「項目ごとの並べ替え」とは売上高や来店回数、年齢といった数値で比べられるデータを多い順または少ない順で並べ替えることです。いずれも簡易的な顧客管理に欠かせない機能で、縦方向に並んだデータベースのときだけに使えます。

    項目は隙間を作らず詰める

    見やすさを考えるあまりわざと行や列に空白を空けて工夫をするのも、かえってエラーの元になってしまいます。データベースを横方向に並べる場合と同様、フィルターや振替機能が使えなくなるため「項目は隙間なく詰めて並べる」ことが2つ目の注意点になります。
    データベースの見栄えを考えるならセルの幅や高さを広げたり、色をつけたりすることで調整する方法があります。

    タイトルと表の間は1行間隔を空ける

    上記のように項目は隙間を空けないことが鉄則ですが、データベースにタイトルをつける場合にはタイトルと表の間を1行空けるようにしましょう。間隔を空けておかないと、作成した表がデータベースとして認識されないことがあります。

    顧客管理シートの作り方

    エクセルを使った顧客管理シートは、以下の手順で作成できます。また、入力の手間を削減しミスを減らすためのコツについてもご紹介

    項目を設定し、顧客情報を入力する

    事前に決めておいた項目を1列目に記入し、2列目以下に顧客情報を入力していきます。手入力の場合は打ち間違いがないように注意し、その他のエクセルデータなどからコピー&ペーストをする場合は入力箇所がずれることがないように注意しましょう。

    先頭行、先頭列を固定する

    エクセルでは、先頭行や先頭列を固定し、スクロールをしても表示しておくことができます。固定するには、“表示”タブにある“ウィンドウ枠の固定”を選択し、先頭行か先頭列のどちらかを選択します。“ウィンドウ枠の固定(F)”を選択すると、選択しているセルの位置まで固定範囲を広げることが可能です。

    行を色分けして見やすくする

    使いやすい顧客管理シートを作るには、罫線や塗りつぶしなどの書式設定を駆使して見やすい見た目に整えることも大切です。おすすめの装飾のひとつは、1行ごとに色分けをする書式設定です。

    まずは色分けする範囲を選択します。次に、“ホーム”タブにある“条件付き書式”から“新しいルール”を選択し、メニューの一番下の“数式を使用して、書式設定するセルを決定”を選択します。すると数式の入力欄が出てくるので、“=MOD(ROW(),2)=0”と入力します。次に“書式”→“塗りつぶし”と進んで好きな色を選択すると、偶数行が選んだ色に塗りつぶされ、表を見やすくすることができます。なお、奇数行のほうに色をつける場合は、数式の入力欄に“=MOD(ROW(),2)=1”を入力することで、可能になります。

    関連記事はこちらCRMとSFAの違いって何?目的ごとにどちらを導入するか選ぼう | 楽テル

    重複する情報を洗い出す

    顧客管理では、情報が重複しないよう、注意することが必要です。

    重複する情報を表示するには、調べたい列を選択し、“ホーム”タブにある“条件付き書式”から“セルの強調表示ルール”→“重複する値”と進みます。次に任意の書式を選択し、“OK”をクリックすると、重複した情報の書式が変わります。

    フィルター機能を使う

    フィルター機能を使えば、見たい情報だけ表示したり情報を並べ替えたりできます。フィルターをかけたい範囲を選択し、“ホーム”タブにある“並べ替えとフィルター”から“フィルター”を選択すれば、設定は完了です。一番上の項目名の右に矢印マークが表示されるので、ここからさまざまなフィルター機能を使うことができます。

    入力規則を設定する

    顧客情報を打ち込む際、入力ミスを防ぐためには入力規則の設定が有効です。入力規則を設定すれば、そのセルにはリストメニューが表示され、メニューにある項目以外は入力できないようになります。

    設定する手順は、入力規則を設定する列を選択し、“データ”タブから“データの入力規則”→“データの入力規則”と進みます。次に“入力値の種類”を“リスト”にすれば、“元の値”に入力した内容がリストメニューに表示されます。

    “元の値”の入力方法はさまざまです。直接指定したい場合は、例えば“東京都,神奈川県,埼玉県”のように“,”(半角コンマ)で区切って、入力します。すでにエクセルシートの別の場所にリストを作っている場合は、“元の値”入力欄の右にあるボタンをクリックし、リスト範囲選択します。

    【応用編】顧客管理シートをより管理しやすくするExcel(エクセル)機能

    応用編として、さらに簡単・正確に顧客管理ができるエクセルの機能をご紹介します。

    マクロの記録

    エクセルの「マクロの記録」という機能を設定すれば、繰り返し作業をボタン1つで自動処理できるので、入力ミスやエラーの軽減につながります。
    マクロの記録を設定するには、“開発”タブから“マクロの記録”と進みます。“マクロ名”に自動化したい操作の名前を入力、保存先を選択して“OK”を選択します。
    続いて自動化したい操作を一度実行し、“開発”タブの“記録終了”をクリックして記録します。
    記録したマクロを使用する際は、“開発”タブから“マクロ”をクリックするだけで自動処理が作成できます。

    参考:マクロ記録で作業を自動化する | Microsoft Office サポート

    フォーム機能を使って入力する

    作成した顧客管理シートへ直接入力する場合、時間がかかる、ケアレスミスで前後のセルを消してしまうといった可能性があります。効率良く入力するには、フォーム機能の使用がおすすめです。

    フォーム機能を設定するには、“ファイル”タブから“オプション”→“クイックアクセスツールバー”と進みます。“コマンドの選択”を“基本的なコマンド”から“すべてのコマンド”に変更し、“フォーム”を選択して“追加”→“OK”とクリックすれば、エクセルのウィンドウの一番左上にフォームのマークが追加されます。

    表のどこかを選択した状態でフォームマークをクリックすれば、エクセルが入力項目を自動で特定し、フォームが表示されます。“リストまたは選択範囲のどの行に列見出しが含まれているかを特定できません。”というエラーが表示された場合は、1行目の項目の色を変更すると自動で特定できます。

    フォームでは、顧客情報の入力や修正、新規追加、削除、検索などができます。なお、入力規則を設定している場合、リスト以外の項目の入力を制限する機能は有効ですが、リストメニューの表示はできません。

    長期的な顧客管理にはCRMシステムの導入も検討

    顧客管理はエクセルを使って始められますが、より効率の良い運用を求める場合や長期的な運営で顧客情報の量が膨大になってきた場合などは、CRMシステムのような専門ツールの導入もおすすめです。

    CRMシステムとは

    CRMは、顧客管理を意味する「Customer Relationship Management」を略した言葉です。顧客データを効率的に管理できるのが「CRMシステム」です。

    顧客情報が一元化できる

    組織全体の膨大な顧客情報を一元管理できるのがCRMシステムの基本機能です。エクセルでの顧客管理は顧客規模が増加するほどにデータが重くなり、操作性が悪くなってしまいます。一方CRMシステムなら、膨大なデータをスムーズに表示・操作・入力でき、顧客管理への社員のストレスも緩和することができます。

    閲覧しながら顧客応対できる

    CRMシステムを導入しているコールセンターの場合、電話とパソコンをつなげたCTIシステムと連携すれば、着信時に顧客情報をパソコン画面にポップアップすることができます。電話応対時に顧客の居住エリアや嗜好、これまでの問い合わせ内容などを閲覧しながら会話ができるのでスムーズな回答を実現できます。

    複数人が同時閲覧・編集できる

    エクセルでの顧客管理との違いとして、データベースになった顧客情報を社内で共有すれば複数人の同時閲覧や編集が可能になる点が挙げられます。加えて、クラウド型のシステムを選べば拠点外のスマートフォンやパソコンからもアクセスできることも自由度の高いポイントです。

    問い合わせ内容の集計が簡単にできる

    エクセルでデータ集計・分析をする場合は関数を設定するなどの手間が必要です。一方、CRMシステムではコールセンターに寄せられた問い合わせの内容を集計し、簡単に分析できる機能が搭載されています。分析結果は今後の商品・サービス開発やオペレーター教育に活用するなど、企業の成長に役立てられます。

    Excel(エクセル)で顧客管理するメリット

    表計算ソフトであるエクセルは、パソコン(Windows)に標準搭載されていることが多いので、顧客管理のためだけに改めてソフトを購入する必要はありません。

    一般的な会社の事務書類はエクセルデータが多いので、多くの社員がエクセルの基本的な操作スキルを持っています。顧客管理のために作られた特別なソフトよりも基本操作をするための難易度は低いといえるでしょう。

    このようにエクセルでの顧客管理は、初期導入費用やランニングコスト、教育コストを抑えられることがメリットです。

    関連記事はこちら「Excelでの顧客管理は限界…」顧客管理システム導入で得られる3つのメリット | 楽テル

    Excel(エクセル)で顧客管理するデメリット

    エクセルの大きな弱点は、複数人が同時に書類データを更新できないことです。顧客への電話対応の内容を入力したいときでも、他の誰かが該当のデータを操作している間は入力できなくなります。タイムリーに顧客情報を記録できないことで、入力モレや記入間違いなどのミスにつながったり、最新情報を素早く閲覧できないなどのリスクが生まれたりします。
    スマートフォンやタブレットでの閲覧や入力の操作性があまり良くない点もデメリットと言えます。営業先で知りたい顧客情報をスムーズに見つけられないという場面や、外出先で日報を入力しづらいといった不都合もあるでしょう。
    また、エクセルは多くの社員が操作できる汎用性のあるソフトですが、顧客管理データとして機能させるためにはマクロやVBAを複雑に組み込んで作る必要があります。元データを作成した人以外はメンテナンスが難しく、場当たり的に改修するとフォーマットが崩れてしまったり、動作が重くなったりします。

    さらには、顧客情報の増加と比例してエクセル書類のデータ量も増えるので、データが重くなって処理に時間がかかります。そのため、事業規模が拡大するにつれてエクセルでの顧客管理が使いにくくなるおそれがあります。エクセルデータは簡単に持ち出すことができるので、セキュリティ面の危険性も拭えません。

    事業のスタートアップ時ならエクセルの顧客管理で間に合っていたとしても、データの蓄積とともにデメリットが大きくなっていくことを知っておきましょう。

    Excel(エクセル)では限界がある?場合によってはクラウドのCRMシステム導入を検討しよう!

    無料で使用できるエクセルの顧客テンプレートは、顧客管理用の書式を作る手間を削減でき大変便利ですが、限界もあります。

    売上が上がり、企業の規模が拡大し、管理情報が膨大な量になった場合、エクセルでの管理は誤字や入力漏れなどのミスが発生する可能性が高くなり、その確認・修正作業に膨大な時間が必要になることがあります。

    特にコールセンターは顧客数が多い業態ですので、顧客情報に関するミスや効率の悪さが業績の悪化にも直結することが想定され、注意が必要となります。

    膨大な量の顧客管理には、顧客関係の管理をITシステムで行うCRMシステムを導入することをおすすめします。

    CRMシステムは、システム上で顧客情報を入力するときの画面の必須事項の設定ができ、入力ミスが起きた場合には自動で修正してくれるものもあるので、入力ミスを削減でき効率よく顧客情報の入力を行うことができます。

    顧客情報の管理を重点的に行っている部署でCRMを導入すると、わざわざ顧客管理のための業務に時間をとられることなく、業務の中で顧客管理をスムーズに行えます。

    コールセンターなどサポート部門のCRMなら、クラウド型CRMシステム「楽テル」がおすすめです。
    下記のような設定が可能ですので、コールセンター業務の入力ミスを格段に減らすことが可能です。

    • 状況により必須事項を変えることが可能で、必要な情報がもれなく入力できる
    • 全角の文字を半角の文字に自動で変換してくれる
    • 数値で入れるべき箇所に、テキストで入力した場合はエラーにする

    CRMシステムの導入を検討されている方は、ぜひご相談ください。
    楽テルに相談する

    関連記事はこちらCRMとSFAの違いって何?目的ごとにどちらを導入するか選ぼう | 楽テル

    関連記事はこちらCRMシステムとは?CRMで解決できる課題とメリット3選 | 楽テル

    まとめ

    エクセルで顧客管理は手軽に行うことができますが、顧客規模が大きくなると不具合を感じることがあります。クラウド型の顧客管理システム楽テルは、エクセルで管理しているデータを簡単に取り込むことができて、移行がスムーズというメリットもありますので、ぜひご検討ください。

    関連記事はこちら「Excelでの顧客管理は限界…」顧客管理システム導入で得られる3つのメリット

    関連記事はこちらクラウドツールで顧客管理!導入前にメリット・デメリットを知ろう

    楽テルバナー