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2019/5/1

【すべて無料!】顧客管理に役立つエクセルテンプレート3選

【すべて無料!】顧客管理に役立つエクセルテンプレート3選

こんにちは!楽テルコラム担当です。

「顧客の二ーズを掴み、自社の経営戦略を強化する」ために顧客管理を効率的に行うことは、どの企業としても取り組みたい課題のひとつです。特に、コールセンターなど大規模数のお客様から直接注文を受けるような業態の場合、顧客管理はさらに重要な位置を占めます。しかし、顧客管理の導入を新たに計画されている方にとって、1から自分で仕組みを作り出すことは難しいです。まずは、エクセルテンプレートで顧客管理を始めたい方も多いかと思います。
今回はエクセルの顧客管理テンプレートを無料で提供するサイトの紹介や、各テンプレートの特徴、エクセルで顧客管理するメリット・デメリット、エクセル以外で顧客管理を行う方法をお伝えします。

関連記事はこちらExcelで楽に顧客管理!3つの運用ポイントと作り方を徹底解説!

エクセルの顧客管理テンプレートを無料で提供するサイト3選

1.bizocean

とにかくダウンロード可能な顧客管理テンプレートの数が多いことが魅力のサイトです。
エクセルを含め、全ての顧客管理のテンプレートは95件もあるのです。

顧客管理の目的が、「顧客の情報を収集・分析して個別のニーズに合わせた営業・サービスを行い、顧客満足度を高め、関係を構築すること」を前提に、目的を満たす幅広い種類のテンプレートが揃っています。

管理できる項目は、所在地・連絡先などの基礎情報、営業職員による接触の記録や、購買データなどの取引内容など様々です。

すべてのテンプレートを無料で使用できますが、ダウンロードするためには会員登録を行う必要があります。
https://www.bizocean.jp/doc/category/36/

2.Excelフリーソフト館

会員登録が必要なくダウンロード可能な、フリーテンプレートサイトです。
顧客管理のテンプレートは、住所、電話番号、連絡先など基本情報を記録するためのテンプレートです。
非常にシンプルですが、郵便番号は数字を入力するだけで、自動的にハイフンが入るように設定してあるなど工夫が凝らされています。
オートフィルタの機能などを活用して、必要情報の抽出に使用してみましょう。

https://templateexcel.com/blog-entry-582.html

3.Vector Excel Form 顧客管理 1.16

エクセルのマクロ機能を使用して作られた、かなり凝った様式の顧客管理シートです。
顧客情報を入力すると、連携して売上一覧や集計表、顧客一覧表を出力することが可能です。

複数の顧客管理テンプレートを使用する必要がなく、CSVで出力もすぐに可能で、使いやすさを売りにしている顧客管理シートです。
下記、主な機能です。

  • ユーザーフォームを利用して作成しているので直感的に操作できます。
  • 必要な項目を選択して一覧表印刷やCSV出力することができます。
  • 宛名ラベルは印刷開始位置を指定して印刷でき、ラベル用紙の無駄が省けます。
  • はがきや封筒(長形3号)の宛名印刷が可能です。
  • 売上履歴を入力し、売上一覧表や売上集計表が印刷可能です。

会員登録の必要がなく、すぐにダウンロードできます。
https://www.vector.co.jp/soft/winnt/business/se489409.html

エクセルで顧客管理するメリット

表計算ソフトであるエクセルは、パソコン(Windows)に標準搭載されていることが多いので、顧客管理のためだけに改めてソフトを購入する必要はありません。

一般的な会社の事務書類はエクセルデータが多いので、多くの社員がエクセルの基本的な操作スキルを持っています。顧客管理のために作られた特別なソフトよりも基本操作をするための難易度は低いといえるでしょう。

このようにエクセルでの顧客管理は、初期導入費用やランニングコスト、教育コストを抑えられることがメリットです。

エクセルで顧客管理するデメリット

エクセルの大きな弱点は、複数人が同時に書類データを更新できないことです。顧客への電話対応の内容を入力したいときでも、他の誰かが該当のデータを操作している間は入力できなくなります。タイムリーに顧客情報を記録できないことで、入力モレや記入間違いなどのミスにつながったり、最新情報を素早く閲覧できないなどのリスクが生まれたりします。

スマートフォンやタブレットでの閲覧や入力の操作性があまり良くない点もデメリットと言えます。営業先で知りたい顧客情報をスムーズに見つけられないという場面や、外出先で日報を入力しづらいといった不都合もあるでしょう。

また、エクセルは多くの社員が操作できる汎用性のあるソフトですが、顧客管理データとして機能させるためにはマクロやVBAを複雑に組み込んで作る必要があります。元データを作成した人以外はメンテナンスが難しく、場当たり的に改修するとフォーマットが崩れてしまったり、動作が重くなったりします。

さらには、顧客情報の増加と比例してエクセル書類のデータ量も増えるので、データが重くなって処理に時間がかかります。そのため、事業規模が拡大するにつれてエクセルでの顧客管理が使いにくくなるおそれがあります。エクセルデータは簡単に持ち出すことができるので、セキュリティ面の危険性も拭えません。

事業のスタートアップ時ならエクセルの顧客管理で間に合っていたとしても、データの蓄積とともにデメリットが大きくなっていくことを知っておきましょう。

エクセルでは限界がある?場合によってはクラウドのCRMシステム導入を検討しよう!

無料で使用できるエクセルの顧客テンプレートは、顧客管理用の書式を作る手間を削減でき大変便利ですが、限界もあります。

売上が上がり、企業の規模が拡大し、管理情報が膨大な量になった場合、エクセルでの管理は誤字や入力漏れなどのミスが発生する可能性が高くなり、その確認・修正作業に膨大な時間が必要になることがあります。

特にコールセンターは顧客数が多い業態ですので、顧客情報に関するミスや効率の悪さが業績の悪化にも直結することが想定され、注意が必要となります。

膨大な量の顧客管理には、顧客関係の管理をITシステムで行うCRMシステムを導入することをおすすめします。

CRMシステムは、システム上で顧客情報を入力するときの画面の必須事項の設定ができ、入力ミスが起きた場合には自動で修正してくれるものもあるので、入力ミスを削減でき効率よく顧客情報の入力を行うことができます。

顧客情報の管理を重点的に行っている部署でCRMを導入すると、わざわざ顧客管理のための業務に時間をとられることなく、業務の中で顧客管理をスムーズに行えます。

コールセンターなどサポート部門のCRMなら、クラウド型CRMシステム「楽テル」がおすすめです。
下記のような設定が可能ですので、コールセンター業務の入力ミスを格段に減らすことが可能です。

  • 状況により必須事項を変えることが可能で、必要な情報がもれなく入力できる
  • 全角の文字を半角の文字に自動で変換してくれる
  • 数値で入れるべき箇所に、テキストで入力した場合はエラーにする

CRMシステムの導入を検討されている方は、ぜひご相談ください。
楽テルに相談する

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