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2019/04/19

顧客管理をスムーズに!
フリーソフトのメリット&デメリット

顧客管理をスムーズに!フリーソフトのメリット&デメリット

顧客管理に役立つツールを導入したいなら、顧客管理ソフトがおすすめです。無料と有料のもので機能に違いがあるため、比較した上で自社に適したものを選びましょう。今回は、有用な2つのフリーソフトと、フリーソフトのメリット・デメリットをご紹介します。

顧客管理ソフトを導入するメリット

有料・無料に関わらず、顧客管理ソフトにはビジネスを加速させる多くのメリットがあります。その中でも特に代表的な3つのメリットについて解説します。

1.顧客情報の一括管理・共有が可能

顧客管理ソフトの最大の役割は、さまざまな場所に保管されている情報をひとつに統合することです。営業ごとで受け持っている顧客情報を全体で共有・閲覧できる機能があるため、社員全員が必要なデータを瞬時に把握できます。またデータを探す手間が少なくなり、情報共有のために時間を割く必要がなくなるため、浮いた時間を別の業務にあてることが可能です。

2.業務の短縮化

顧客管理ソフトには普段の業務をより効率化できる機能が備わっており、例えばコールセンター業務とリンクした顧客管理ソフトには、受電すると相手の情報を即座にウィンドウに表示する機能(着信ポップアップ)があります。顧客管理ソフトを導入していない場合、電話を受け取って相手の名前を確認し、そこから情報を探す必要があります。慣れているオペレーターであれば問題ありませんが、経験の浅いオペレーターだと業務に支障が出ることもあります。しかし、顧客管理ソフトを導入すれば業務の短縮化が図れる他、応対にかかる時間が減るため顧客満足度の向上にもつながります。

3.情報を効率良く分析できる

顧客管理ソフトで集約した情報は、そのまま分析に回すことも可能です。豊富な情報を細かく分析できるため顧客のニーズをより明確化でき、それに合わせて適切なアプローチを行えます。また管理している情報を手間なくグラフや表にできるため、会議に必要な資料作成の時間が短縮できる他、PDCAの効率化にもつながります。
分析機能はほとんどの顧客管理ソフトに備わっています。顧客情報だけでなく、オペレーターの業務効率や予約成立率などの分析も行えるため、社員の業務状況を可視化しやすくなります。

無料で使える!おすすめの顧客管理ソフト2選

顧客管理にフリーソフトを使う場合、年に数回バージョンアップをしているものや、ユーザーからの要望を地道に反映しているものなど、ソフト開発の姿勢は有料ソフトに引けを取らないものばかりです。ここでは、特に優れている2つのフリーソフトをご紹介します。

Sugar CRM

世界で1,000万以上ダウンロードされている大手のフリーソフトです。無料のコミュニティ版と、3つの有料版があります。無料版は有料版の一部の機能を利用でき、例えば顧客とのやり取りや打ち合わせ、メールなどを記録できる営業管理機能や、顧客サポートに関する機能、マーケティング成果のトラッキングやデータの品質管理を行える機能などが挙げられます。
無料版ではソフトを拡張したり、開発元からサポートを受けたりということができません。また、日本語環境も有料版のみの対応となっているため、それらを踏まえた上で導入を検討しましょう。一週間の無料トライアルがあるので、実際に使ってみてから検討したいという方は試してみてはいかがでしょうか。

Fullfree

大手ダウンロードサイトの「顧客管理」カテゴリで最多ダウンロードを記録したフリーソフトです。無料版と有料版がありますが機能の違いはほとんどなく、有料版ではいくつかの機能の上限がアップしています。機能はとてもシンプルで、顧客の情報を登録・整理・閲覧することに特化しています。機能ごとに「使う」「使わない」の選択をすることができるため、使わない機能で画面を持て余すこともありません。さらに、サービス提供サーバーとバックアップサーバーを分け、編集操作ごとにバックアップを取っています。マイクロソフト社運営のサーバーを利用しているためセキュリティも安心です。
ほとんどの顧客管理ソフトは月額、または年額を支払うサブスクリプション型ですが、Fullfreeの有料版ライセンスは買い切りで、バージョンアップも無料なため良心的です。加えて、公式ホームページに問い合わせフォームを設置して質問に随時回答しており、ユーザーの要望もバージョンアップに反映させています。

フリーソフトのメリットとデメリット

完全無料で利用できるフリーソフトは、コストをかけずに顧客管理ができる優れものです。しかし、メリットだけでなく複数のデメリットもあるため、以下の点に留意して導入を検討しましょう。ここでは、フリーソフトのメリットとデメリットについて解説します。

メリット

1.顧客管理ソフトを使う練習になる

顧客管理ソフトにはさまざまな機能があり、一から覚えようとすると多くの時間がかかります。有料ソフトは使い方を覚えている間も料金がかかるため、場合によっては費用対効果が悪くなることもあるのです。しかし、フリーソフトは無料なので費用がかかる心配がありません。また有料ソフトを使用する前段階としてもおすすめで、フリーソフトで使い方を覚えてから有料のものに移行すれば、費用や時間のムダを排除できます。

2.コスト面のムダがなくなる

多くの機能を搭載している有料ソフトは、料金が1ユーザーあたり数千円になることも珍しくありません。また業務内容や使用目的、企業の規模などによっては、機能過多で持て余す可能性もあるのです。利用する人数が少ない、または多くの機能を必要としないという場合、フリーソフトで充分補える可能性があります。

デメリット

1.機能制限により、本来の能力が発揮できない

フリーソフトは有料ソフトに比べて利用できる機能が少ないため、自社の業務内容をカバーできない可能性があります。自社の業務内容に適したソフトを選ばなければ顧客管理ソフトを導入する意味が希薄になるため、機能のチェックやソフト同士の比較は必ず行いましょう。もしも満足できる機能がなければ、有料ソフトの使用も視野に入れて検討することをおすすめします。

2.セキュリティ面での不安

顧客情報は数あるビジネスデータの中でも特に重要です。仮に情報漏えいなどにつながると顧客からの信頼を失ってしまい、大きな損失につながる恐れがあるため、セキュリティの安全性は必須といえます。顧客管理ソフトでは、有料・無料を問わずセキュリティの対策がなされています。しかし、セキュリティ強度は有料のほうが高く、安全に使用できるため、万が一のことを考えるとフリーソフトよりも有料ソフトが安心できるでしょう。

先を見据えた顧客管理ソフト選びでコスト削減を図ろう

顧客情報を分かりやすく整理し、業務に活かすためには顧客管理ソフトが必須です。顧客管理ソフトには有料・無料のものがありますが、それぞれにメリットとデメリットがあるため、会社の規模や予算、目的に応じて自社に適したものを柔軟に選択してください。
長期的な目線で考えると有料ソフトの利用がおすすめですが、「すぐに導入するのは不安」「まずは無料のもので試してみたい」という方は、フリーソフトから始めるのも賢明な判断といえるでしょう。顧客管理ソフトでビジネスの効率化を目指したいという方は、ぜひ上記を参考にしてみてください。

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