2021/02/02

リモートワークの課題解決を図るシステムとは？3つの方法をご紹介

こんにちは！楽テルコラム担当です。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い多くの企業がリモートワークの導入を試みましたが、実際にはさまざまな課題に向き合うことになり、通常の体制に戻さざるを得なかった企業もあるようです。今回は、リモートワークの課題と解決のための方法をご紹介します。

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電話対応業務における大きな課題である「オペレーターの対応時間」や「オペレーターの対応品質のバラつき」。
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リモートワークの課題

従業員がカフェやコワーキングスペース、自宅などオフィス以外の場所で働く「リモートワーク」は、コロナ禍ということもあり注目を集めています。しかし実施するにあたってさまざまな課題に向き合う必要があります。

業務上の課題

まずは、業務に影響するリモートワークの課題についてご紹介します。

生産性が下がる

リモートワークでは、従業員が自分自身で作業ペースを管理し、成果を上げなくてはなりません。同じ業務を遂行するメンバーとの連携にタイムラグが生まれることも、生産性の低下につながる要因です。

自己管理が難しい

在宅勤務の場合、プライベートと同じ空間で働くことになります。休憩のタイミングや勤務時間中の家族との過ごし方などのメリハリをつけなければならず、オフィスで働く以上に自己管理が必要になります。

コミュニケーションの減少

物理的に離れて仕事をするリモートワークは、従業員同士のコミュニケーションが取りにくくなります。仕事の合間や休憩時間のちょっとした会話ができなくなると、孤独を感じやすくなります。

評価・育成がしにくい

上司が従業員の働きを直接見られないので、一人ひとりの能力や悩みに合わせた教育が難しくなります。人事管理の面においても、プロセスへの評価よりも売上や契約数などわかりやすい成果に対する評価に偏りがちです。

商談の減少

リモートワーク中は、顧客や取引先のオフィスに訪問する機会が減る傾向にあるので、商談の機会を失ってしまう恐れがあります。

稟議・決裁の遅延

リモートワーク中に稟議・決裁を紙面上で得る場合、郵送によるタイムラグが発生します。決済のハンコをもらうためだけに出社しなければならないなど、無駄な労力が発生するのも課題です。

セキュリティ上の課題

自宅やカフェなどのオフィス以外の場所で仕事をする場合、切っても切れないのがセキュリティ上の課題です。

情報漏えい

パソコンやタブレット、仕事の資料などをオフィスから持ち出すことになるので、紛失や盗難などの心配が生まれます。加えてカフェなどで席を外した時や、近くに座っている人に画面や資料を見られ、意図せず情報漏えいすることもあり得ます。オンライン上での業務は、ウイルス攻撃や不正アクセス、メールの誤送信など、情報漏えいのリスクに備えなければなりません。

コスト上の課題

リモートワークを実施するために、会社が負担するコストがあります。

機器・通信環境の準備

パソコンやタブレットなどの機器や通信環境の整備といったリモートワークをスムーズにする環境づくりを従業員任せにしてしまうと、個人差が生まれてしまいます。そのため、会社側が負担するケースがありますが、大きなコストが発生することになります。

ツールの導入

オンライン会議やビデオ通話、勤怠・労務を管理するツールなど、オンライン上のビジネスツールを導入する場合、その費用も発生します。

リモートワークの課題を解決する方法

リモートワークにおけるさまざまな課題を解決するためのツールを3つご紹介します。

オンライン会議システムの導入

オンライン上で会議をするために欠かせないツールで、コロナ禍でのリモートワークにおいて急速に普及しました。複数人同時にビデオ通話を接続し、少人数から一万人規模もの会議を開くことができます。会社の合同集会から、チームのグループミーティングなど、さまざまな場面で活用されています。

オンライン商談ツールの導入

オンライン商談ツールは、外部との商談をスムーズにする機能が搭載されています。ビデオ通話に加えてツール上に資料を表示できるので、対面の商談のようにスムーズなコミュニケーションが図れます。商談中の映像を録画したり、音声を自動でテキスト化したりなど記録を残せるので、後から社内に共有する際も便利です。

バックオフィスのクラウド化

バックオフィスの作業環境をクラウド化しておくことは、効率的なリモートワークにおいて重要な役割を持ちます。例えば、複数の電話やFAXとパソコンを連携するCTIとPBXをクラウド型のものにすれば、自宅や屋外でもオフィスと同じような電話応対ができるようになります。従来は難しいとされていたコールセンタースタッフのリモートワークもできます。他にも、基幹業務システムのERPや、営業支援ツールのSFA、経理や経費精算のできるシステムなどのクラウド化もリモートワークの業務効率化に役立ちます。

まとめ

企業のリモートワークの導入は、従業員のワークライフバランスの向上はもちろん、コロナ禍のような予期せぬ危機的状況における事業継続にも有効です。リモートワークのさまざまな課題解決のためには従業員自身の意識改革が重要になりますが、企業側がシステムの導入やクラウド化などによる新しい体制づくりも欠かせません。課題に向き合った柔軟な対応で、リモートワークの生産性向上を目指しましょう。

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記事執筆者情報

楽テルコラム編集部

リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。前職では、世界トップクラスのシェアを誇るCRMシステムの導入支援を通して、様々な企業の業務改善に尽力していました。
楽テルのコラムではコールセンターやインサイドセールスにおける業務効率化・顧客満足度向上などの例をご紹介していきます！
好きな料理は「スパイスカレー」です。