問い合わせ対応を効率化 コールセンター/ヘルプデスク向けクラウドCRMシステム

東京
03-5369-4845
大阪
06-6376-5222
福岡
092-739-8085

コールセンター向けCRMシステム 楽テル|HOME  >  コラム  >  クラウドシステムは導入すべき?4つのメリットと選び方のポイント

HOME  >  コラム  >  クラウドシステムは導入すべき?4つのメリットと選び方のポイント

2019/04/16

クラウドシステムは導入すべき?
4つのメリットと選び方のポイント

クラウドシステムは導入すべき?4つのメリットと選び方のポイント

業務効率化やコスト削減など企業の課題を解決したいなら「クラウドシステム」の導入を検討してみましょう。その際、企業の業種や形態、規模に合わせて選ぶことが大切です。今回は、クラウドシステムの概要とメリット、選び方のポイントについてご紹介します。

クラウドシステムとは?

クラウドシステムとは、その名のとおり“クラウド”を活用したシステムのことを指します。
クラウドシステムのクラウドは雲(Cloud)という意味で、IT用語の「クラウドコンピューティング」の略です。インターネットに接続されたサーバー上にデータなどを保管できる仕組みのことで、インターネットが利用できる環境ならいつでも、どこからでも、さまざまなデバイスを使ってデータにアクセスできます。データやソフトウェアの保持や管理を企業自身で行う必要がなくなるため、保持や管理にかかるコストを削減することが可能です。

クラウドシステムはごく身近にありふれており、例えばGoogleが提供している「Gmail」もその中のひとつです。メールソフトをパソコンにインストールしなくても、アカウントさえあればGoogle ChromeやInternet Explorerのブラウザを通してメールの送受信が行えます。IDとパスワードを入力するだけで使えるという手軽さもあり、個人だけでなくビジネスパーソンにも欠かせないツールとなっています。

他にも、顧客管理に優れたものや他システムと連携して使えるものなど、さまざまな機能を有したクラウドシステムがあります。コールセンターなどの専門的な業務に役立つクラウドシステムもあるため、各システムの機能を比較しながら自社の業務内容に適したものを選びましょう。

クラウドシステムの導入で得られる4つのメリット

クラウドシステムを導入することで得られるメリットは、以下のとおりです。

業務効率低下のリスクを軽減できる

クラウドシステムは、データ管理や情報処理をクラウド上のサーバーで行うことができます。そのため処理速度が落ちる、障害による復旧作業に時間がかかるなどの心配がなく、業務効率が低下するリスクを軽減できます。さらに、データ管理や情報処理のために大容量のハードディスクなどを用意する必要がないため、端末の性能が高くなくても問題なく業務を進めることが可能です。

スムーズに導入できる

機器の購入や開発、運用などの手間と時間がかかるオンプレミスとは異なり、クラウドシステムはインターネットを介してサービスを利用するため、インターネットに接続できる環境とパソコンがあれば簡単に導入できます。

コストを削減できる

オンプレミスだと、設備の確保や構築作業、OSやアプリのアップデート、障害対応などのコストがかかる他専門的な知識を持った管理者も必要となります。しかし、クラウドシステムなら導入から運用までを一括して任せられるため、上記にかかるコストを軽減することが可能です。さらに、利用期間やユーザー数などの利用状況によってコストを調節できるという魅力もあります。

データの破損や情報漏えいを防げる

クラウドシステムはセキュリティの安全性が高いため、データの破損や情報漏えいを防ぐことが可能です。 例えば、社内のサーバーやパソコンでデータを管理している場合、機器の故障や盗難の恐れがあるためデータの破損や情報漏えいのリスクが高まります。しかし、クラウドシステムはクラウド上でデータの保持・管理を行っており、また端末が故障しても別の端末からアクセスできるため、IDやパスワードの取り扱いに注意すればデータの破損や情報漏えいの心配はありません。

クラウドシステムを選ぶ際の3つのポイント

企業にとって最適なクラウドシステムを利用するためには、選ぶ際のポイントが大切になります。以下の3つのポイントを把握し、導入に役立てましょう。

導入する目的や自社の課題を明確にする

クラウドシステムを選ぶ際は、業務の効率化やコスト削減、顧客管理の簡便化といった自社の抱える課題を洗い出した上で、システムの利用目的を明確にすることが大切です。さらに、利用するシステムによって機能や料金が異なるため、事前にどのくらいのコストなら運用できるのかを決めておくと良いでしょう。

セキュリティの安全性を確認する

従業員や顧客などの個人情報、経営に関わる機密情報など、企業で取り扱うデータは重要なものばかりです。仮に情報漏えいが起きると損害賠償などの問題に発展する恐れがあるため、セキュリティがしっかりしているクラウドシステムを選びましょう。どのようなセキュリティサービスが利用できるのか、データのバックアップが可能か、ウィルスなどの外的要因や脆弱性への対策が行われているかなど、あらゆる視点からセキュリティチェックを行うことが大切です。

事前に導入事例を確認しておく

他会社の導入事例を確認しておくと、自社に必要なサービスが絞り込みやすくなります。その際、自社と同規模の企業、自社と同業種の企業というように、共通点の多い企業の導入事例を参考にすることが大切です。導入後に自社の業務内容に適さない、役立たないという問題が起こりにくくなります。

クラウドシステムを導入して自社の問題を解決する

クラウドシステムを導入することで、顧客管理やデータ管理などを簡便化できるため、業務効率をアップさせることが可能です。企業の抱える課題や目的によって選ぶべきクラウドシステムは異なるため、自社が必要としているサービスを見極めるためにも、さまざまなクラウドシステムを比較・検討してみましょう。

楽テルバナー