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2020/07/04

テレワークの電話取り次ぎ問題!
3つの解決策と便利ツールを紹介!

テレワークの電話取り次ぎ問題!3つの解決策と便利ツールを紹介!

こんにちは!楽テルコラム担当です。

新型コロナウイルスの影響により、主に都市部をはじめとした大企業で社員のテレワークの導入が急速に進みました。テレワークを実際に行ってみて、さまざまな課題に直面したという企業も少なくないのではないでしょうか。多くの企業が抱えはじめた課題のひとつに「全社員がテレワークの場合、会社への着信をどう取り次ぐか」というものがあります。
今回はテレワークの導入による電話の取り次ぎ問題やその対処法、テレワーク勤務者の電話利用に役立つツールなどをご紹介します。テレワークの課題をひとつずつ解決して、思わぬ事態にも柔軟に対応できる企業体制を整えていきましょう。

テレワーク導入による電話の課題

場所を固定せず勤務するテレワークを社員の新たな働き方として導入するには、「電話」に関する課題解決が重要です。ここでは、テレワーク導入における電話にまつわる主な課題をご紹介します。

会社にかかってきた電話が取れない

全社員がテレワークを導入した場合、誰もいなくなったオフィスにかかってきた代表番号への着信はどうすればいいのでしょうか。
交代勤務の場合でも、出社した社員がテレワーク勤務者を指名する電話を受けた場合、すぐに取り次ぐことができずに顧客や取引先に迷惑をかけてしまうことも考えられるでしょう。テレワーク導入には、社員へスムーズに電話を取り次ぐための対策が必須です。

社用携帯を持っていない場合の通話代

企業が社員に社用携帯を支給していない場合、テレワーク勤務者はプライベートで使用している個人のスマートフォンや自宅の固定電話を使わざるを得なくなります。その場合、通話にかかる費用をどうするかが問題になります。

個人情報の漏洩につながる

顧客や取引先を名乗る人がテレワーク勤務者の電話番号の提示を求めてきた場合、とっさに社員個人の電話番号を教えてしまってはいけません。個人情報の漏洩から、思わぬトラブルにつながることがあるからです。
企業は労働者の個人情報を守る義務があります。基本的には、テレワーク勤務者本人から折り返し電話をさせる旨を相手に伝えるといいでしょう。「長い付き合いの取引先の担当者だから大丈夫だろう」といった理由で、うかつに社員の個人情報を教えないように注意してください。

テレワーク中の電話問題を解決する3つの対処法

テレワーク導入時に代表番号を機能させるためには、いくつかの対処法があります。

担当制で出社する

「各部署から〇名」「プロジェクトチームごとに〇名」など人数を絞った担当制で出社し、代表番号への取り次ぎ業務を行います。
しかしすべての電話を取り次ぐとなると、担当者への負担が大きくなり通常の業務に手が回らなくなるという懸念が残ります。

会社の電話を転送

会社にかかってきた電話を、テレワーク勤務者の電話に転送して取り次ぐ方法です。スムーズに転送できればテレワーク中でもオフィスで電話を受けているかのように通話できるので、電話応対スピードの低下を防ぐことができます。転送方法が簡単であれば、電話の取り次ぎ業務の負担も軽減できます。
ただし1日に何度も携帯電話に転送をしていると、会社の通話料金がかさんでしまうという課題もあります。

クラウド電話(PBX)の導入

担当者を出勤させる必要がなく、さらに転送による通話料金もかからない方法として「クラウド電話」の導入があります。
クラウド電話とは、従来ならオフィス内に設置している電話交換機「PBX」をインターネットに備えることで、テレワーク勤務者が持つデバイスをまるで会社の電話のように使用できるサービスのことです。
会社の代表番号にかかってきた着信を社員個人の電話に自動転送できるだけでなく、社員個人の電話を会社の内線・外線として使うことも可能です。

関連記事はこちらクラウド電話(PBX)とは?ビジネスフォンとの違いやメリット・機能を紹介!

テレワークによるツール導入のメリットとデメリット

テレワーク時の電話に課題を感じるのであればクラウド電話のメリットとデメリットを確認し、導入を検討することをおすすめします。

クラウド電話のメリット

クラウド電話の導入はインターネット上のクラウドにPBXを設置するだけなので、従来のようにPBXをオフィス内に設置するよりも、初期費用が安価で素早くはじめることができます。
加えてインターネット環境があれば世界中どこからでも利用可能で、スマートフォンだけでなくIP電話、タブレット、PCなど、あらゆる端末で使えます。
機能としては保留、ブラインド転送、内線転送、留守番電話など、会社の電話と変わらないものが搭載されています。内線電話が使えれば社員同士のコミュニケーションが円滑になるので、テレワークの課題とされる社員の孤立感も和らげられるでしょう。

クラウド電話のデメリット

クラウド電話はインターネット環境に依存しているので、通信環境が不安定な所では音声が聞き取りにくくなることがあります。PCと同じインターネット回線を使用している場合、PCで負荷の大きいデータ処理や動画再生を行っていると電話が鳴らなくなるなどの不具合が起きることもあります。
さらにクラウド電話はビジネスフォンの機能に特化しているので、110番や119番などの一部の特殊番号への発信ができないといったデメリットもあります。

関連記事はこちらクラウドPBXとは?コスト削減に期待大!導入メリットとデメリット

まとめ

この度の新型コロナウイルス対策に限らず、大規模災害などの予期せぬ事態に備える企業のBCP(事業継続計画)対策として、今後はより多くの企業でテレワークの浸透が進むと考えられています。テレワークには社員の働く場所や通勤時間の制約の緩和だけでなく、会社としても幅広い人材の確保という大きなメリットがあります。

テレワークでの電話における課題を解消するクラウド電話(PBX)は、社員のテレワーク化をスムーズにするだけでなく、顧客や取引先への応対スピードの低下を防ぐことにもなります。ぜひクラウド電話の導入を検討し、新しい働き方への環境整備を目指してください。

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