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2019/04/20

クラウドPBXはコスト削減に期待大!
導入メリットを詳しく解説

クラウドPBXはコスト削減に期待大!導入メリットを詳しく解説

オフィスの立ち上げやコールセンター業務にかかるコストに頭を悩ませているなら、「クラウドPBX」を活用しましょう。オフィスやコールセンターに欠かせない電話の導入コストを削減することが可能です。今回は、クラウドPBXの特徴やメリットなどをご紹介します。

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとはその名のとおり、PBXのクラウド版のことを指します。PBXは“Private Branch eXchange”(構内交換機)の略で、企業の外線・内線電話の相互接続を行う機器のこと。従来はオフィス内や企業内に設置されるのですが、その機能をインターネット上においたものをクラウドPBXと呼びます。
クラウドPBXは従来のPBXとは異なり、オフィス内にPBXを設置する必要がないため場所を取りません。インターネット環境さえ整っていれば導入できるので電話回線工事の必要がなく、またPBXにかかる費用が発生しないため大幅にコストを削減できます。
さらに、電話回線の増減や内線電話の設定などはインターネットから管理画面にアクセスして行うことが可能です。変更後はすぐに反映されるため、速やかに業務に取り掛かることができます。

クラウドPBXで削減できる2つのコスト

クラウドPBXを利用する一番のメリットは、導入コストとランニングコストを削減できるという点です。具体的にどのような費用を削減できるかを、以下でご紹介します。

導入にかかるコスト

従来のPBXであれば、PBX本体の導入費用、設置工事費用などがかかるのが一般的です。しかし、クラウドPBXならサーバーの初期設定費用のみなので、PBXはもちろん固定電話を引くよりも導入コストを抑えられます。
さらに、固定電話やビジネスフォンを利用すると電話機自体の購入費用もかかりますが、クラウドPBXは「ソフトフォン」という電話アプリをPCにインストールし、PCにヘッドセットをつないで会話が出来たり、携帯電話やスマートフォンをオフィス端末として代用することも可能です。そのため、企業によっては導入コストをより削減することが可能です。

ランニングコスト

ランニングコストとは、設備費や光熱費、消耗品にかかる費用、建物自体の維持費など、オフィスやコールセンターなどを稼働させていく上で絶対に避けられない費用のことです。クラウドPBXの場合、月額利用料がこれにあたります。
月額利用料はクラウドPBXを利用するにあたり必要になるサーバー費用やシステム利用料が該当します。また、通話料が別途で必要になりますが、クラウドPBXは通話料が固定電話とほぼ同じで安く、大体3分あたり8~10円が相場となっています。この通話料はオフィス端末全てに適用されるため、携帯電話やスマートフォンをビジネスフォンの代わりに利用していても通話料は変わりません。携帯電話やスマートフォンの一般的な通話料が30秒あたり20円(3分だと120円)ほどかかるため、使い方によってはかなりのコスト削減につながるのです。
さらに内線電話なら通話料が無料の他、インターネット回線を経由していることから海外への通話料も安く抑えることが可能です。

クラウドPBXは本当に便利?コスト以外のメリット3選

クラウドPBXには、コストを削減できること以外にも多数のメリットがあります。以下では、3つのメリットをご紹介します。

プライベート端末でも会社の番号で通話できる

上記でも触れましたが、クラウドPBXを利用すればスマートフォンからかけた電話も会社の番号で表示させることが可能です。自身のプライベート端末を仕事で使用する場合でも、相手に自分の電話番号を知られることがないため安心です。またB to Cの場合、知らない電話番号だと電話に出ないこともありますが、会社の電話番号に設定できるためつながりやすさが格段にアップします。
さらに、クラウドPBXなら社外にいる社員へ内線転送ができるため、相手が電話に出ず、後ほど折返しの電話がかかってきたときもスムーズな対応が可能です。

細かいコールルーティングができる

クラウドPBXなら、着信時と転送時の設定を細かく分けることができます。例えば、「最初の着信設定を大阪支社にし、誰も出ない場合に東京支社の電話を鳴らす」などの細かい設定が可能です。加えて、IVR(Interactive Voice Response )機能を使えば、番号入力を促す音声案内を流せます。「◯◯についての案内を希望される方は◯番を押してください」というように、顧客の電話理由に応じて鳴らし分けができるため、業務効率化を図れます。

FAXをクラウド上で管理できる

クラウドPBXでは、クラウド上でFAXを管理できます。必要なものだけを印刷し、不要なものはそのまま破棄するといったことが可能です。また、FAXが届くとメールに転送されるため社外にいてもすぐに確認できる他、スマートフォンのメール機能から特定のアドレスにメールを送れば、どこにいてもFAXを送信できます。

クラウドPBXで不要なコストを大幅に削減しよう

クラウドPBXを使えば、新規オフィスを立ち上げる際や、コールルーティング業務にかかるコストを削減できる他、さまざまなメリットを得られます。システムによって使用できる機能は多少異なりますし、月額利用料も変わるため、自社に役立つ機能があるかどうかを確認した上でクラウドPBXの導入を決めましょう。

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