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2020/08/03

会社の電話をクラウド化して
テレワークを実現!
PBXのメリットと機能をご紹介

会社の電話をクラウド化して テレワークを実現!  PBXのメリットと機能をご紹介

こんにちは!楽テルコラム担当です。

新型コロナウイルスの感染拡大は、私たちの働き方を大きく見直すきっかけとなりました。働く場所や時間を制限しないテレワークの導入を多くの企業が検討し、その課題と向き合っています。社員のテレワークを実現する環境づくりのひとつとして、どこにいても代表番号で発着信できる「クラウドPBX」による会社の電話のクラウド化が注目されています。そこで今回は、クラウドPBXの基本機能やメリットをご紹介します。

目次

    クラウドPBXとは

    PBXとは「Private Branch eXchange(構内電話交換機)」の略称で、一般の会社で使用されているビジネスフォンの主装置のようなものです。つまりクラウドPBXは、インターネットのクラウド上に電話交換機のソフトウェアを構築するシステムを指します。インターネットにつながるスマートフォンやIP電話などを使用すれば、どこからでも会社の外線・内線電話としての通話ができるようになります。

    クラウドPBXのメリット

    クラウドPBXを利用するメリットは以下の通りです。

    導入コストの低減

    これまでのPBXは拠点内に物理的な構内電話交換機の設置が必要だったため、本体の購入またはレンタル費や設置工事費が必要でした。その点、クラウドPBXは本体の購入や設備工事が不要なため、導入のコストを大幅に削減できます。また、専用端末も不要なので社員一人ひとりに提供する必要はなく、その点でもコストも抑えることができます。

    設定の変更が簡単

    従業員の増減に伴う端末の増減やサテライトオフィスなどの拠点追加、電話番号の変更なども、クラウド上のPBXの設定を変更するだけで比較的簡単に対応できます。

    メンテナンス不要

    社内に設置したPBX装置のメンテナンスには専門知識が必要で、トラブル時には専門部署や専門業者にメンテナンスを依頼する必要がありました。クラウドPBXなら、こうしたメンテナンスをユーザーが行う必要はありません。

    クラウドPBXのデメリット

    クラウドPBXにもデメリットがあるので、導入前にあらかじめ把握しておきましょう。

    定額のランニングコストが発生

    従来のPBXよりも導入コストは軽減できますが、毎月または毎年の定額利用料金が発生します。また、クラウドPBXに欠かせないインターネット回線の使用料もかかります。
    従業員数が少ない場合は、IP電話を契約するなど、他の方法を選択したほうが総合的にみてコストが抑えられる場合もあります。

    クラウドPBX導入により付随する効果

    では、クラウドPBXの導入によってどのような効果が得られるかをみていきましょう。

    オフィス機能のコンパクト化

    これまでの物理的なPBXによるビジネスフォン環境は、PBX機器そのものを置く場所の確保や専用端末を有線でつなぐ必要があったため、オフィスレイアウトに大きな影響がありました。

    クラウドPBXは、物理的なPBXが不要で端末もスマホを使用できるので、オフィスレイアウトに影響することはほとんどありません。さらに、インターネット環境が整っていればどこからでも会社の電話として使えるので、テレワークの実現に役立ちます。
    アフターコロナ・ウィズコロナのニューノーマルな働き方として、社員のテレワークを日常化しオフィス機能をコンパクトにするという選択肢もクラウドPBXなら可能になります。

    BCP対策

    クラウドPBXは、企業のBCP対策としても重要な役割を果たします。
    BCPとは「事業継続計画」といい、予期せぬ自然災害やテロ攻撃、新型コロナウイルスのようなパンデミックといった緊急事態においても事業を継続・早期復旧できるようにする計画のことです。

    前述の通りクラウドPBXは物理的なPBXや専用端末を用いた電話環境をオフィスに構築する必要がないため、何らかの理由で社員がオフィスに出社できない事態になっても会社の電話機能を維持することができ、BCP対策に役立ちます。

    優秀な人材の確保

    クラウドPBXの導入によって企業のテレワークが円滑になると、オフィスの場所や勤務時間に縛られない人材採用が可能になります。
    そのため、豊富な経験や優秀な能力を持っていても、育児や介護、身体面などの理由によってオフィス通勤や一般的な勤務時間に働くことが難しかった人からのエントリーも期待できます。

    テレワークで役立つ7つの機能

    ここでは、テレワーク時に役立つクラウドPBXの7つの機能をご紹介します。

    1.場所や端末を問わず、代表電話として発着信できる

    インターネットにつながる端末であれば、スマートフォンや携帯電話、PHS、IP電話、パソコン、タブレットを会社の電話のように使えます。自宅や外出先でスマートフォンから会社の代表番号で発着信できるので、テレワーク中であることを電話相手に意識させずに応対することが可能です。内線電話のようにも使えるので、オフィス内で電話を転送するのと同様にテレワーク中の他の社員に電話を取り次ぐこともできます。

    2.プレゼンス機能で電話に出られる状態かを表示できる

    テレワークだと、他の社員が電話に出られる状態かを直接確認できないので、電話を取り次いでいいかどうかを見極められません。
    クラウドPBXには「プレゼンス機能」があり、「通話中」「在席中」「不在」の表示で自分の状態を示すことが可能です。テレワーク中の他の社員に電話を転送していいかどうかがわかるうえ、自分が今電話に出られないことも伝えられます。

    3.業務時間外に着信音を鳴らさないようにできる

    仕事とプライベートの空間に隔たりのないテレワーク中は、業務を終えても仕事の電話が鳴り続けることがあります。クラウドPBXの機能の「着信ルール設定」を使用すれば、電話を着信しない時間や曜日を決めることができます。

    4.自宅からでもFAXを受送信できる

    FAX機器を持っていない方でも、インターネットFAXを連携したクラウドPBXならPCでFAXを受送信できます。届いたFAXの内容はPDF書類になってメールに届きます。

    5.通話録音機能で、後から通話内容をチェックできる

    クラウドPBXには通話録音機能があるので、仕事の通話を全て録音することが可能です。例えばコールセンターのオペレーターの場合、後から指導者とともに通話記録をヒアリングし応対品質の向上をはかることができます。加えて、勤怠管理ツールとしての活用も可能です。

    6.複数人で電話会議ができる

    テレワーク中の課題として、社員同士で気軽なコミュニケーションをとりにくいという点があげられます。クラウドPBXなら複数人で同時通話ができるので、段取りの調整やプロジェクトのディスカッションに活用できます。

    7.共有電話帳機能で顧客名を表示できる

    クラウドPBXには、電話帳を共有する機能があります。スマホやパソコンの端末に登録した氏名が表示されるので、自分が担当する顧客からの電話を積極的にとることで電話の取り次ぎを減らすことが可能です。

    クラウドPBXを導入してテレワーク化できる環境を整えよう

    クラウドPBXは、自宅や外出先からでもスマートフォンやPCを会社の電話として使用できるので、テレワーク中であることを取引先や顧客に意識させずに業務にあたれます。
    ぜひクラウドPBXの導入を検討して、テレワークをいつでも実施できる環境づくりを目指してください。

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