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2020/11/03

会社の電話を多機能化するPBXとは?特徴や種類を解説

会社の電話を多機能化するPBXとは?特徴や種類を解説

こんにちは!楽テルコラム担当です。

PBXとは電話交換機のことで、電話を多機能化する便利な装置です。PBXの種類によっては離れた拠点の電話を1つの代表電話で発着信できるため、リモートワークやグローバル化などのビジネスの発展に一役買うことから近年注目度が高まっています。今回は、PBXの基本機能や種類別の特徴、おすすめの選び方といったPBXの概要をご紹介します。

目次

    PBXとは

    PBXとは「Private Branch eXchange」の略で、電話交換機や主装置と呼ばれる装置です。共通の電話番号で複数の電話機を外線・内線としてつないで、発着信や保留、転送などの機能を使えるようにする役割を担います。

    PBXとビジネスフォンの違い

    PBXとビジネスフォンには、いくつかの違いがあります。ここでは、主な4つの違いについて解説します。

    利用できる拠点

    ビジネスフォンは基本的に同一拠点の同一フロア内に利用範囲が限定されます。一方、PBXは別のフロアや異なる拠点であっても内線通話などさまざまな機能を利用可能であるという違いがあります。複数の支店やオフィスを所有している場合は、PBXが活躍します。

    電話機の接続数

    PBXとビジネスフォンでは、電話機の接続数も異なります。
    ビジネスフォンはアナログによる接続を行うことになるため、接続できる電話機の台数には物理的な制限があります。しかしPBXならデジタル上で接続が可能なため、数千台以上の電話機を同時に接続することができます。

    システムの安定性

    複数拠点間での利用を想定して開発されているPBXは、システムの安定性に優れています。システム障害や急な停電などで長時間利用できない状況に陥らないために、高性能なCPUを二重化したり大容量のバッテリーを備えたりしています。
    一方、ビジネスフォンはPBXよりもバッテリーの駆動時間は短く、安定性には欠ける傾向があります。

    導入のための初期費用

    ビジネスフォンは工事費用や設備導入費用で数十万~数百万円程度かかるケースが多いものの、PBXよりは手頃な価格で導入できることが多いです。
    PBXは電話機の他に性能の高い交換機を購入した上で工事費用を支払う必要があるため、数百万円~数千万円かかるケースも多く、導入のための初期費用は高額になりやすい傾向にあります。

    PBXを導入してできること

    PBXを導入することで、会社の電話の機能が格段に増えます。ここでは、主な機能についてご紹介します。

    基本機能「発信・着信の制御」

    外線からかかってきた着信をまずPBXで受け、そこから電話機につなぎます。発信時も、PBXを通して電話をかけることになります。

    無料で話せる「内線同士の通話機能」

    PBXを設置しない場合は、同じ建物内の電話同士でも外線扱いになるので通話料金が発生します。一方でPBXに登録している電話機同士は内線としてつながるので、離れた場所にある電話機とも無料で通話することができます。

    1つの番号で発着信できる「代表番号着信機能」

    代表番号への着信を複数の電話機で受けられるうえに、その逆でどの電話機からでも代表番号として発信することができます。PBXがない場合は電話機ごとに番号が必要になりますが、PBXがあれば1つの番号で外部とコミュニケーションできます。

    着信を振り分ける「ダイヤルイン機能」

    複数の電話番号を1つの電話回線に付加し、電話番号ごとに着信を振り分ける「ダイヤルイン機能」の設定も可能です。発信時にも電話番号を特定してかけられるので、役割ごとに電話番号を分けて通話がすることもできます。

    さまざまな方法がある「転送機能」

    PBXに登録している電話機には転送ができます。転送にはさまざまな方法があり、不在時や通話の途中、着信時に一定時間応答しない場合などに、あらかじめ指定した番号に転送できます。他にも、事前に設定した条件の着信を転送する、電波が圏外の場合に圏内の他の電話機に転送するなども可能です。

    保留をどこでも引き継げる「パーク保留機能」

    「パーク保留機能」を使えば、保留した通話を他のどの電話機からでも引き継いで応答できます。最初の応対時に誰に取り継げばいいかわからない場合はパーク保留ボタンを押して、取り継ぎ先を探してから電話に出てもらうことができます。

    PBXの種類

    古くから普及している「PBX」は企業のオフィス内に物理的なハードウェアとして設置するタイプですが、近年ではインターネット回線を使用したLAN接続のIP電話でも使用できる「IP-PBX」、クラウド上にPBXを置く「クラウドPBX」なども登場しています。

    IP-PBX

    IP-PBXとは従来型のPBXと同様に、オフィス内に物理的なハードウェアを置いて、各電話機とLANケーブルもしくは無線LANでつなぎます。企業で持っているサーバーにソフトをインストールするタイプもあります。電話線を開通せず、IP電話機を使用できるのが従来型のPBXとの大きな違いです。パソコンとシステムを連携するCTI機能の活用も可能になります。

    しかしインターネット環境に依存することになるので、電波の不安定な場所で通話をする際や通信量が大きい場合は、音声が途切れるなどの不具合が起こることがあります。

    クラウドPBX

    クラウドPBXは、ハードウェアやサーバーを使用せずにインターネット上のクラウドを通して電話機をつなぎます。そのため、物理的に離れた拠点にある電話機や屋外のスマートフォンなどの端末も内線として使用可能です。運用には月額使用料がかかりますが、導入時のハードウェアの購入・設置・メンテナンス費用がカットできるので、大幅なコスト削減につながります。クラウドPBXの場合もインターネット環境によって通信の品質が左右されることがあるので注意が必要です。

    レガシーPBX

    レガシーPBXは、PBXの中で最も歴史の古いPBXです。電話線を活用して通信を行うタイプで、現在普及しているIP-PBXやクラウドPBXとは様式がやや異なっています。
    クラウドサービスによって提供されるものではないため複数拠点間で接続させる場合の設定が大変というデメリットはありますが、停電時でも利用できるというメリットがあります。

    PBXの選び方

    PBXの選択ポイントは拠点数、導入コスト、導入スピード、セキュリティです。外回りの営業マンやリモートワーカー、海外の支社など、たくさんの拠点と内線をつなぎたい場合にはクラウドPBXがおすすめです。導入コスト・スピードもクラウドPBXは安価かつ迅速です。しかしセキュリティ面で見ると、インターネット環境を使用しないPBXが一番安心です。

    導入コスト

    PBXを選ぶ際は、導入コストがいくらかかるのかを正確に算出しましょう。
    前述のように、選んだタイプによっては導入のために数百万~数千万円の構築費用がかかることも想定されます。コストを抑えるのであれば、クラウドPBXの導入を検討するのがおすすめです。

    導入に必要な期間

    PBXの導入にはシステム構築が必要になるため、導入を決めたからといってすぐに使い始められるわけではありません。構築を依頼するベンダーとも話し合いながら事前に導入に必要な期間を想定して、早めに準備を進めることが大切です。

    セキュリティ

    セキュリティ対策が十分に行われているかどうかも重要なポイントです。PBXでは社内の機密情報やお客さまの情報を多数扱うため、情報漏えいが起きれば企業としての信頼を大きく損なうことにもつながります。選ぼうとしているPBXがどのようなセキュリティ対策を講じているのかを調べた上で導入を検討しましょう。

    機能

    充実した機能を備えているPBXを選ぶことは大切ですが、自社の目的に合った機能を備えていることが最も重要な選定ポイントといえます。「なぜPBXを導入したいのか」という目的を明らかにした上で、自社の目的を達成できるPBXを選びましょう。

    まとめ

    今回はPBXの基本機能や選び方についてご紹介しました。PBXとは、企業の電話システムを多機能にする便利な装置です。従業員の利便性向上や企業のコストカット、顧客の満足度向上にも役立ちます。従来型、IP-PBX、クラウドPBXと種類が細分化されるので、自社の仕組みに合ったものをぜひ検討してください。

    関連記事はこちらリモートワークの電話対応の課題対策にはクラウドPBXがおすすめ

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    記事執筆者情報

    楽テルコラム編集部

    リスティング広告やFacebook広告の運用、プロダクトサイトのSEOなど、広くWEB施策に携わっています。前職では、世界トップクラスのシェアを誇るCRMシステムの導入支援を通して、様々な企業の業務改善に尽力していました。
    楽テルのコラムではコールセンターやインサイドセールスにおける業務効率化・顧客満足度向上などの例をご紹介していきます!
    好きな料理は「スパイスカレー」です。