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2019/04/29

Excel(エクセル)で楽に顧客管理!3つの運用ポイントと作り方を徹底解説!

Excel(エクセル)で楽に顧客管理!3つの運用ポイントと作り方を徹底解説!

こんにちは!楽テルコラム担当です。

顧客の情報や購買履歴、営業履歴などを記録しておく顧客管理は、専用ツールを使う他に、エクセルで作ることができます。紙の台帳からデジタルに移行したい方や小規模の顧客管理を想定している方は、エクセルを使った顧客管理の作り方をぜひご確認ください。注意点やメリット・デメリットも併せてご紹介しています。

Excel(エクセル)で顧客管理を始める際の3つのポイント

顧客管理を行うツールには、大きく分けて専門ツールとエクセルの2つがあります。専門ツールは顧客管理に便利な機能が多く搭載されていますが、小規模から導入する場合はコストを抑えて運用できるエクセルが便利です。ここでは、エクセルで顧客管理を始める際に意識したい3つのポイントをご紹介します。

1.顧客管理の目的を明確にする

顧客管理をエクセルで行う場合、自社に必要な要素を自由に設定できるのがメリットですが、目的を明確にしなければデータだけ蓄積してうまく活用できないこともあります。そうならないためには、何を目的に顧客管理を行うのかを明確にすることが大切です。
例えば、以下のような目的です。

  • 営業の進捗を把握して漏れなく顧客にアプローチできる状態にする
  • どのような顧客に売れているのかを分析して営業やマーケティングにつなげる
  • 顧客の情報をどの部門からも確認できる状態にする

業種や事業規模、取り扱う商品・サービスによってもどのような目的を設定すべきかは異なるので、自社の課題を洗い出した上で解決につながる顧客管理を心掛けましょう。

2.どのような項目が必要か吟味する

前項で設定した目的と併せて、顧客管理ではどの項目が必要か十分に吟味することが必要です。以下の項目は、一般的に顧客管理の項目として使用されています。また、必要な項目は個人を顧客としているのか、法人を顧客としているのかによって大きく異なる場合が多いです。

  • 組織名
  • 担当者名
  • 性別
  • 年齢
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 住所
  • 購入履歴
  • 営業履歴

3.顧客管理の運用ルールを徹底する

エクセルで顧客管理のシートを作ったら、そのシートをどう運用するのかを自社内でルール化することが重要です。誰がどのタイミングで更新するのか、データはどこのフォルダに置いておくのか、ワークフローはどうするのかなどを決めておかないと、正確な情報が記録できない状態になる可能性もあります。

また、誰でも入力ができるよう、作業をマニュアル化することも大切です。限定された誰かしか扱えないようであれば、その人が退職したときなどに作業が大幅に滞る可能性があるからです。

Excel(エクセル)で顧客管理する上で失敗しないための注意点

簡易的な顧客管理に便利なエクセルですが、顧客管理に特化したソフトというわけではありません。エクセルの特性を知っておかないと、活用したい機能が使えなくなることがあります。
ここでは、エクセルで顧客情報をデータベース化する際に注意しておくべき2点をご紹介します。

データベースは縦軸で入力

1つ目の注意点は、「顧客IDを縦方向に並べる」ことです。新たな顧客IDが増えるたびにエクセルの表が縦方向に増えていくイメージです。そして、横軸にはその顧客IDの個人情報(氏名、住所、属性、行動履歴など)が並びます。

目で見るだけでは顧客IDを横に並べていくのと同じに見えますが、それではエクセルの機能のフィルターや並べ替えが使えなくなってしまいます。

「フィルター」とは、特定の値だけを表示させることができる機能です。これは居住エリアや年齢層を絞り込んだり、男女を振り分けたりする際などに使用します。
「項目ごとの並べ替え」とは売上高や来店回数、年齢といった数値で比べられるデータを多い順または少ない順で並べ替えることです。いずれも簡易的な顧客管理に欠かせない機能で、縦方向に並んだデータベースのときだけに使えます。

項目は隙間を作らず詰める

見やすさを考えるあまりわざと行や列に空白を空けて工夫をするのも、かえってエラーの元になってしまいます。データベースを横方向に並べる場合と同様、フィルターや振替機能が使えなくなるため「項目は隙間なく詰めて並べる」ことが2つ目の注意点になります。
データベースの見栄えを考えるならセルの幅や高さを広げたり、色をつけたりすることで調整する方法があります。

タイトルと表の間は1行間隔を空ける

上記のように項目は隙間を空けないことが鉄則ですが、データベースにタイトルをつける場合にはタイトルと表の間を1行空けるようにしましょう。間隔を空けておかないと、作成した表がデータベースとして認識されないことがあります。

顧客管理シートの作り方

エクセルを使った顧客管理シートは、以下の手順で作成できます。また、入力の手間を削減しミスを減らすためのコツについてもご紹介します。

関連記事はこちら【すべて無料!】顧客管理に役立つエクセルテンプレート3選

項目を設定し、顧客情報を入力する

事前に決めておいた項目を1列目に記入し、2列目以下に顧客情報を入力していきます。手入力の場合は打ち間違いがないように注意し、その他のエクセルデータなどからコピー&ペーストをする場合は入力箇所がずれることがないように注意しましょう。

先頭行、先頭列を固定する

エクセルでは、先頭行や先頭列を固定し、スクロールをしても表示しておくことができます。固定するには、“表示”タブにある“ウィンドウ枠の固定”を選択し、先頭行か先頭列のどちらかを選択します。“ウィンドウ枠の固定(F)”を選択すると、選択しているセルの位置まで固定範囲を広げることが可能です。

行を色分けして見やすくする

使いやすい顧客管理シートを作るには、罫線や塗りつぶしなどの書式設定を駆使して見やすい見た目に整えることも大切です。おすすめの装飾のひとつは、1行ごとに色分けをする書式設定です。

まずは色分けする範囲を選択します。次に、“ホーム”タブにある“条件付き書式”から“新しいルール”を選択し、メニューの一番下の“数式を使用して、書式設定するセルを決定”を選択します。すると数式の入力欄が出てくるので、“=MOD(ROW(),2)=0”と入力します。次に“書式”→“塗りつぶし”と進んで好きな色を選択すると、偶数行が選んだ色に塗りつぶされ、表を見やすくすることができます。なお、奇数行のほうに色をつける場合は、数式の入力欄に“=MOD(ROW(),2)=1”を入力することで、可能になります。

関連記事はこちらCRMとSFAの違いって何?目的ごとにどちらを導入するか選ぼう

重複する情報を洗い出す

顧客管理では、情報が重複しないよう、注意することが必要です。

重複する情報を表示するには、調べたい列を選択し、“ホーム”タブにある“条件付き書式”から“セルの強調表示ルール”→“重複する値”と進みます。次に任意の書式を選択し、“OK”をクリックすると、重複した情報の書式が変わります。

フィルター機能を使う

フィルター機能を使えば、見たい情報だけ表示したり情報を並べ替えたりできます。フィルターをかけたい範囲を選択し、“ホーム”タブにある“並べ替えとフィルター”から“フィルター”を選択すれば、設定は完了です。一番上の項目名の右に矢印マークが表示されるので、ここからさまざまなフィルター機能を使うことができます。

入力規則を設定する

顧客情報を打ち込む際、入力ミスを防ぐためには入力規則の設定が有効です。入力規則を設定すれば、そのセルにはリストメニューが表示され、メニューにある項目以外は入力できないようになります。

設定する手順は、入力規則を設定する列を選択し、“データ”タブから“データの入力規則”→“データの入力規則”と進みます。次に“入力値の種類”を“リスト”にすれば、“元の値”に入力した内容がリストメニューに表示されます。

“元の値”の入力方法はさまざまです。直接指定したい場合は、例えば“東京都,神奈川県,埼玉県”のように“,”(半角コンマ)で区切って、入力します。すでにエクセルシートの別の場所にリストを作っている場合は、“元の値”入力欄の右にあるボタンをクリックし、リスト範囲選択します。

関連記事はこちら【すべて無料!】顧客管理に役立つエクセルテンプレート3選

Excel(エクセル)で顧客管理するメリット・デメリット

顧客管理でエクセルを使う場合のメリット・デメリットについて知っておきましょう。

メリット

エクセルでの顧客管理における大きなメリットは「手軽さ」です。
エクセルはWindowsのパソコンに初期搭載されていることが多いので、ソフトを改めて購入する必要はありません。ほとんどの場合、初期費用なしで気軽に導入できます。加えてビジネスの現場ではパソコンスキルの基礎としても浸透しているので、ある程度のエクセル操作ができる社員は多いでしょう。多くの社員にとって初めて触れることになる顧客管理の専門ツールを導入するよりも、社員教育の面でコストを抑えられます。さらに数多くのテンプレートが最初から搭載されており、簡単なデータベースの作成に活用できるため便利です。

デメリット

手軽さが魅力の反面、デメリットとしては「時として使いづらい」ことが挙げられます。例えば、エクセルファイルは複数人で同時にデータを更新できません。顧客対応の内容を即時入力できないことがあるので、入力漏れや効率ダウンにつながってしまうことがあります。加えて、エクセルで関数や計算式などを使ってデータベースを作成するにはある程度の知識が必要になります。社員のスキルによっては作業スピードに差が出てしまいます。

エクセルは外出先でスマホやタブレットを使って閲覧・入力するには操作が難しく、リアルタイムの情報共有が得意ではありません。他のソフトで作ったデータと連携したり分析・記録したりすることもスムーズに行いづらいです。そして、入力した情報量が多くなるほどファイルのデータ処理に時間がかかります。このことから、エクセルは長期的な顧客管理に向かないといわれています。

関連記事はこちら「Excelでの顧客管理は限界…」顧客管理システム導入で得られる3つのメリット|楽テル

【応用編】顧客管理シートをより管理しやすくするExcel(エクセル)能

応用編として、さらに簡単・正確に顧客管理ができるエクセルの機能をご紹介します。

マクロの記録

エクセルの「マクロの記録」という機能を設定すれば、繰り返し作業をボタン1つで自動処理できるので、入力ミスやエラーの軽減につながります。
マクロの記録を設定するには、“開発”タブから“マクロの記録”と進みます。“マクロ名”に自動化したい操作の名前を入力、保存先を選択して“OK”を選択します。
続いて自動化したい操作を一度実行し、“開発”タブの“記録終了”をクリックして記録します。
記録したマクロを使用する際は、“開発”タブから“マクロ”をクリックするだけで自動処理が作成できます。

参考:マクロ記録で作業を自動化する | Microsoft Office サポート

フォーム機能を使って入力する

作成した顧客管理シートへ直接入力する場合、時間がかかる、ケアレスミスで前後のセルを消してしまうといった可能性があります。効率良く入力するには、フォーム機能の使用がおすすめです。

フォーム機能を設定するには、“ファイル”タブから“オプション”→“クイックアクセスツールバー”と進みます。“コマンドの選択”を“基本的なコマンド”から“すべてのコマンド”に変更し、“フォーム”を選択して“追加”→“OK”とクリックすれば、Excelのウィンドウの一番左上にフォームのマークが追加されます。

表のどこかを選択した状態でフォームマークをクリックすれば、エクセルが入力項目を自動で特定し、フォームが表示されます。“リストまたは選択範囲のどの行に列見出しが含まれているかを特定できません。”というエラーが表示された場合は、1行目の項目の色を変更すると自動で特定できます。

フォームでは、顧客情報の入力や修正、新規追加、削除、検索などができます。なお、入力規則を設定している場合、リスト以外の項目の入力を制限する機能は有効ですが、リストメニューの表示はできません。

顧客管理のノウハウをExcel(エクセル)でつかもう

以上にご紹介した作り方でエクセルを作れば、エクセルを使った顧客管理を始められます。なお、より効率の良い運用を求める場合、顧客情報の量が膨大になってきた場合などは、専門ツールを導入することもおすすめです。

クラウド型の顧客管理システム「楽テル」では、Excel(エクセル)で管理しているデータを簡単に取り込むことができるので、Excel(エクセル)での管理に限界を感じている方にとっては、すぐにツールを導入することができるというメリットもありますので、ぜひご検討ください。

関連記事はこちら「Excelでの顧客管理は限界…」顧客管理システム導入で得られる3つのメリット

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