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2020/08/01

いつもの仕事の思考をシフト!
業務効率化を加速する考え方とコツとは

いつもの仕事の思考をシフト!業務効率化を加速する考え方とコツとは

こんにちは!楽テルコラム担当です。

テレワークやノー残業デーといった働き方改革が社会全体で進められている中、業務自体のボリュームはそのままに、より良い結果を求めている方は多いのではないでしょうか。
この課題を解決するためには、これまでの業務を効率化することが不可欠です。個人単位で仕事のやり方を変えていくだけでなく、チームや会社全体で効率化に向けた仕組みづくりを行うなど、さまざまな視点で取り組む必要があります。

そこで今回は、業務効率化に向けた考え方やすぐ実践できるコツ、支援ツールをご紹介します。

業務効率化を促進する考え6選

「業務の効率化」を行うためには、まず今の仕事のやり方に「これでいいのか?」と疑いをもつことが大切です。その疑いを元に新しい仕事のやり方を考えることで、業務効率化につながります。ここでは、その考え方のポイントを6つご紹介します。

1.無駄な業務をなくす

業務効率化の最初の一歩は、無駄な作業をなくすこと。どんな仕事にも不必要な作業はきっとあるはずです。もしかすると、会社の慣習だからといって何となく続けていることや、ITシステムが導入されたにもかかわらず以前と同じ方法で行っている作業などがあるかもしれません。まずはこうした業務の無駄を見つけ、それを排除することからはじめましょう。

2.業務の優先順位を見極める

無駄を省いた後に残った複数の仕事に、優先順位をつけましょう。何をもって優先とするかは「スケジュール」「重要度」「作業量」「難易度」「周囲との兼ね合い」などのバランスを踏まえて考えるのがポイントです。常に優先順位に沿って業務に取り組んでいると、段取り力が身につき、結果として業務効率化を実現できるようになります。

3.ルーティン作業を自動化する

業務の中には、単純な繰り返し作業があるはずです。体が覚えているほどのルーティン作業でも、数が増えればそれなりの仕事量になります。たとえばコールセンターの場合、顧客応対の後処理でよく使う文章をテンプレート化して一発で呼び出せるようにするだけでも、タイピング時間の短縮につながります。何気ない作業の中から、自動化できるものを探してみましょう。

4.業務マニュアルを作成する

業務の内容や進め方をマニュアルとしてまとめて社員の業務クオリティを均一化すると、業務を効率化しやすくなります。普段は特定の社員のみが行っている業務でも、マニュアルがあればほかの社員が迅速にフォローに入ることができます。属人化を防げるので、効率よく業務をこなせるようになります。なお、新人教育の際にも使うことを意識してマニュアルを作れば、誰が見ても理解できる内容に仕上げられます。

5.業務をフローチャート化しておく

1日の業務内容をまとめたフローチャートがあれば、その日にこなすべき作業量を俯瞰できます。1日の作業ボリュームや順序がわかっていれば、意識的に作業スピードを上げたり緩めたりしながらクオリティを落とさずに業務を完遂することが可能です。

6.会社のデータベースを活用する

自分の経験だけで業務をこなそうとするのではなく、これまでに会社が集積したデータベースを活用しましょう。コールセンターの場合なら「顧客からの質問にどのように回答したか」というデータを見れば、より良い回答が迅速に見出せるため顧客応対のスピードがアップします。

業務効率化はすぐにでも実践できる!

ここでは、すぐにはじめられる業務効率化の方法をご紹介します。

得意ではない仕事から片付ける

苦手意識がある仕事は後回しにしがちですが、終業間近には集中力が落ちて、より作業時間がかかってしまうことがあります。ミスにもつながりやすいので、苦手意識がより増幅する恐れもあります。そのため、得意ではない仕事はなるべく早めに片付けるようにしましょう。

より良い方法がないか疑う

今の仕事のやり方がベストか、無駄な作業はないかなど、常に疑問をもって効率的な方法を探る姿勢が大切です。少しの気づきから、大幅な効率化のヒントが見つかるかもしれません。

タイムスケジュールを立てて業務を進める

これまで以上に納期などの期限を意識して、自分なりのタイムスケジュールを立てましょう。納期以外にも周囲へ引き継ぐタイムリミットなどを考えると、仕事全体がスムーズに回ります。

情報の整理整頓術をマスターする

作業中に「気づけばデータの保管場所を探してばかりいる」という方は、デスクトップやメール、バックアップサーバーのデータ整理を習慣づけるのがおすすめです。情報の整理整頓を行うことでデータを探す手間が省けるだけでなく、他の業務の優先順位づけをするトレーニングにもなります。

適度なリフレッシュ時間をとる

常に高い水準の集中力を維持できればいいのですが、そうはいかないことがほとんどです。無理に作業を続けるよりも、適度な休息を取り入れてリフレッシュしたほうがよいパフォーマンスを発揮できることもあります。また脳のリフレッシュは、小さなミスを防ぐことにもつながります。そのため、適度に休憩することは業務効率化のポイントといえます。

ミスが起こらないような工夫をする

誰にでもミスは起こりうるものですが、そのフォローには時間がとられます。なるべくミスを減らして無駄な時間を削減していくためにも、納期から逆算して余裕のあるスケジュールを立てたり、部内でダブルチェックしたりなどの安全対策が必要です。

チーム全体で業務フローを見直す

自分の中だけで業務効率化に挑むのも大切ですが、視野をチーム単位や会社全体で考えると新しい対策が見えてくることがあります。たとえば、バラバラの部署で行っている同じような業務をまとめることができると、大幅な業務効率の改善が期待できます。

業務効率化を助ける便利ツール

パソコンの基本機能やアプリ、ネットワーク上のサービスといったツールを上手に活用して業務の効率化を進めましょう。

メモや付箋アプリで備忘録を表示

パソコンの基本機能として搭載されているメモ機能や付箋アプリを活用して、メモをとる方法があります。毎日の業務に使用するパソコンのデスクトップ上にToDoリストや備忘録を表示しておけば、メモ用紙や手帳に記入するよりも気づきやすいでしょう。

カレンダーやチャットのリマインド機能でお知らせ

カレンダーやチャットに重要なタスクを表示させたり、リマインドを設定したりするのもおすすめです。希望するタイミングでお知らせを受け取る機能を活用するのも、業務効率化の助けになります。

クラウドサービスで情報共有

クラウド上にあるサーバーに顧客情報や営業履歴などの情報をアップし、部署をまたがって共有するクラウドサービスもおすすめです。たとえばコールセンターでよく活用されるクラウドサービスは、顧客情報を一元化するCRMサービスです。顧客の氏名や居住地などの基本情報から商品の購入、問い合わせの実績などがまとめて把握できるので、顧客応対スピードの向上が可能です。

ワークフローシステムで業務をシンプル化

業務の一連の流れ(=ワークフロー)が見える化すると、簡略化すべき無駄なステップが発見しやすくなります。ワークフローシステムを導入すれば業務プロセスをデータで管理できる上に、ペーパーレス化が進むことで紙の書類を送付する際のタイムロスも無くせます。

チーム・会社全体で業務効率化に取り組もう!

社員一人ひとりが日々の考えや行動を変え、組織全体でも業務効率化をテーマとした仕組みを取り入れていくことで、業務の効率化は大幅に加速します。ぜひ社員の労働環境の改善と企業の成長のどちらも実現する、業務効率化に取り組んでみてください。

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