エクセル管理をやめたい・限界と感じる理由は？脱却するための方法も解説

Excel（エクセル）管理をやめたいと感じる理由や原因5つ

Excel（エクセル）管理をやめたい、限界だと感じる主な理由や原因は、大きく分けると以下のとおりです。

• データ量が増えると動作が重くなる
• 複数人で編集できず効率が悪い
• 細かいユーザー管理や権限の設定ができない
• 他ツールとの連携がしにくい・難しい
• 引き継ぎが不十分だとブラックボックス化する

このほかにも、管理のために多くのファイルを作って複雑になってしまいやすいこと、Excel（エクセル）に詳しい人でないと使いこなせないことなどのデメリットがあります。また、知らぬ間に改ざんされたりファイルが壊れてしまったりする可能性があることにも注意が必要です。

Excel（エクセル）は、マイクロソフトを利用している場合にデフォルトとして使えるもので、利用に教育コストがかからないなどのメリットがあります。そのため、今でも業界・職種を問わずに多くの企業で一般的に使われている、便利なツールです。

しかし、本来表計算ソフトであるExcel（エクセル）をデータベースのように使い続けてしまうことで、業務効率の低下などにつながってしまう恐れがあります。実際に、近年では脱Excel（エクセル）に向けた取り組みをする企業が増えました。

それでは、なぜExcel（エクセル）管理をやめたいと感じるのか、主な理由や原因をさらに詳しく確認しましょう。

1.データ量が増えると動作が重くなる

Excel（エクセル）で情報を管理していると、データ量が増えたときにファイルの動作が重くなってしまいます。データの量によっては、ファイルを開くためだけに数分待ち続けなければならないケースもあります。こうなると、作業効率が落ちてしまううえに、作業でストレスが溜まってしまい、Excel（エクセル）での管理作業をやめたいと感じやすくなるでしょう。

ファイルに長期間記録し続けると、データ量が膨大になりやすいです。また、管理のために複雑な関数を使用した場合にも、動作が重くなります。

Excel（エクセル）で作成したファイルが溜まっていくと、今必要な確認したいファイルを探し出すのが困難になってしまいます。これも、Excel（エクセル）管理をやめたいと感じる原因のひとつです。

2.複数人で編集できず効率が悪い

複数人で編集できず、効率的に仕事を進められないことも、Excel（エクセル）管理をやめたいと感じる理由のひとつです。

Excel（エクセル）は、グループ内でファイルを共有できるものの、誰かが作業しているときには同時に作業できません。そのため、今編集したいと思ったときに作業できず、いつ作業できるのかがわからないままで待機している必要があります。ファイルが開きっぱなしになって編集できない状態が続いてしまって、情報システム部門に誰が使っているのかを問い合わせるケースもありえるでしょう。

複数人で順に更新できるように作業前後に連絡するなどの工夫をしても良いですが、そのためにもまた新たな作業が発生してしまいます。「共有ブック機能」によって同時にファイルを編集できるようにする設定が可能であるものの、情報更新にタイムラグがあることやファイルが破損する恐れがあることなどに注意が必要です。

3.細かいユーザー管理や権限の設定ができない

Excel（エクセル）管理では、細かいユーザー管理や権限の設定ができないことも、やめたいと感じる原因のひとつです。複数のユーザーでExcelファイルを更新する際に、誰がどこまで管理できるのか、権限を設定しておきたいケースがあります。また、予期せぬトラブルが発生した場合に、履歴を確認して原因の特定をしたいケースもあるでしょう。

しかしExcel（エクセル）管理では、特定のメンバーが閲覧できる情報に制限をかけたり、履歴を確認していつ誰がファイルを編集したかわかるようにしたりするような機能が使えません。管理する内容や管理方法によっては、重要な情報が漏洩してしまうリスクもあるため注意が必要です。

4.他ツールとの連携がしにくい・難しい

Excel（エクセル）管理をやめたいと感じる理由には、他ツールのデータとの紐づけが難しく、連携しにくいという点もあります。簡単に連携できるような互換性があれば自動的にデータを反映させる設定ができるケースもあるものの、Excel（エクセル）では他ツールとの連携による自動化が難しいです。その結果、以下のようなデメリットがあります。

• すべての資料をはじめから作り直す手間をかけなければならない
• 複数のツールへの重複入力を忘れてしまって、最新情報へと更新できない恐れがある

Excel（エクセル）管理をやめたいと感じるのは、作業効率の悪化や情報の共有に漏れが生じるリスクをなくすためでもあります。

5.引き継ぎが不十分だとブラックボックス化する

Excel（エクセル）でのデータ管理を続けていると、メンテナンスが困難で、ブラックボックス化しやすいというデメリットもあります。Excel（エクセル）は、多くの人が利用するものであるものの、ユーザーの理解度によって使用できる範囲が大きく異なるツールです。

担当者しか理解できない状況になっていると、休職や退職によってファイルが使えなくなってしまう可能性があります。たとえば、VLOOKUP関数や複雑なマクロが組まれている場合には、Excel（エクセル）に詳しくない人が管理できなくなってしまいます。

また、後任者のスキル不足以外にも、引継ぎが不十分であった場合にも以前のファイルが使えなくなってしまうケースがあるでしょう。新たに作り直したり管理方法を変更したりなど、非効率的な作業が発生する恐れがあります。

Excel（エクセル）管理をやめる3つのメリット

Excel（エクセル）でのデータ管理をやめるメリットは、大きく分けると以下のとおりです。

• 情報共有をより円滑に行える
• 属人化を防ぎ引き継ぎの負担を減らせる
• カスタマイズにかかる時間コストを削減できる

業務に適したツールの活用によってExcel（エクセル）管理をやめることは、DX化の推進に役立つ取り組みです。DX化を進めると、デジタル化によって業務を効率的にしたり、ビジネスモデルを大きく変えたりできます。

Excel（エクセル）は、便利なツールです。しかし、とくに「顧客情報の管理（CRM）」「プロジェクトやタスクの管理」「社員台帳の管理」「複雑なデータの集計や加工作業」などの業務は、脱Excel（エクセル）を進めると良いといわれています。

それでは、Excel（エクセル）管理をやめる3つのメリットに関して、詳しく確認していきましょう。

1.情報共有をより円滑に行える

Excel（エクセル）管理をやめると、情報共有をより円滑に行えるようになることがメリットです。Excel（エクセル）で情報共有をしていると、ファイルを作成・更新するだけではなく、社内サーバーに格納する・メールで共有するなど、複数の工程が必要となるため手間がかかります。脱Excelを行うことで、情報共有にかかる手間を削減し、最新の情報をスムーズに共有可能です。

また、Excel（エクセル）では編集したファイルデータのリアルタイムでの共有や共同編集ができません。適切なITツールを用いて情報を管理するように変更すれば、組織内での連携や作業がスムーズになり、業務効率化につながります。

クラウド上でデータ管理が可能なITツールの活用によって、共有ファイルよりも動作が軽くできること、自社サーバーの管理コストが不要になることなどもメリットです。

2.属人化を防ぎ引き継ぎの負担を減らせる

脱Excel（エクセル）を行い、情報管理に役立つツールを導入すれば、属人化を防いで引き継ぎの負担を減らせるメリットもあります。

Excel（エクセル）では、本人にしかわからないマクロ設定などによって、ブラックボックス化する状況に陥るケースがあることが課題でした。Excel（エクセル）管理をやめてITツールなどでの管理を進めれば、担当者が異動や退職となった場合でもスムーズに引き継ぎやすくなります。

また、Excel（エクセル）での管理では、誰がどの情報を持っているかがわからず、必要なデータを探しにくいことも課題です。ITツールなどの導入によって、情報の管理方法を揃えてすべてのファイルを一元管理できるようになれば、必要なデータを確認しやすくなるでしょう。

3.カスタマイズにかかる時間コストを削減できる

Excel（エクセル）管理をやめることで、カスタマイズにかかる時間コストを削減できることもメリットです。Excel（エクセル）は、関数や分析機能などを活用したり、用途にあわせて体裁を整えたりすれば、幅広い利用シーンにあったカスタマイズが可能です。

しかしその分、用途に応じたカスタマイズの手間がかかります。作成しておいたフォーマットを用いる場合でも、組織の状況変化などによって、随時アップデートする必要があるでしょう。

Excel（エクセル）管理をやめて適切なツールを活用することで、カスタマイズの手間が不要となり、毎日の更新作業にかかる時間も短縮できます。

Excel（エクセル）から脱却する方法

Excel（エクセル）をやめて、スムーズな情報共有や業務効率化を実施するためには、以下のポイントに気をつけながら脱Excel（エクセル）を推進すると良いでしょう。

• エクセル管理をやめるべきものを精査する
• エクセル管理から代替するためのツールを検討する
• 手間のかかるエクセル業務をVBAやRPAで自動化する

なお、Excel（エクセル）での管理をやめるべきなのかどうかを悩んでいる方は、以下のポイントに注意が必要です。

• ファイル内の複数のシートで管理しているか
• VBAやマクロを使いこなせる人がいるか
• Excel（エクセル）が重くなっていないか

とくに複数のシートで管理している場合には、情報の管理が難しくなるうえ、Excel（エクセル）の動作が重くなってしまいます。

それでは、脱Excel（エクセル）をする際の方法を、さらに詳しく解説します。

1.エクセル管理をやめるべきものを精査する

Excel（エクセル）で多数のデータを管理していた場合には、まずはどれをやめるべきでどれを続けるべきなのかを精査することが大切です。

データの内容によっては、せっかくExcel（エクセル）での管理をやめても、「以前の管理方法のほうがやりやすかった」と感じる可能性もあります。しっかりと確認し、変更すべきことを理解することが大切です。やめたほうが良いものに関しては適切なツールを併用しつつ、Excel（エクセル）が得意としている作業はそのままExcel（エクセル）を活かしていくと良いでしょう。

とくに脱Excel（エクセル）したほうが良いといわれる業務は、情報共有や共同編集などが必要な連携する業務です。また、データが重くなって作業効率が下がってしまいがちな帳簿やタイムスケジュールなども、脱Excel（エクセル）を検討すると良いでしょう。

2.エクセル管理から代替するためのツールを検討する

次に、Excel（エクセル）での管理から代替するツールを検討します。Excel（エクセル）の代替ツールの例は、以下のとおりです。

• 業務システム・アプリ（在庫管理・販売管理システムなど）
• ERPシステム
• BI（ビジネス・インテリジェンス）ツール
• Googleスプレッドシート

脱Excel（エクセル）したい業務内容にあったツールがあるのか、代替によって本当に使いやすくなるのかどうかを事前に確認すると良いでしょう。チェックする際は、データの容量や動作が重くならないかどうか、他のツールと連携しやすいかなどがポイントです。

業務システム・アプリ（在庫管理・販売管理システムなど）

業務システム・アプリは、Excel（エクセル）での管理から代替できるツールです。たとえば、以下のようなシステムがあてはまります。

• CRM（顧客管理システム）
• 予算管理システム
• 在庫管理システム
• 販売管理システム
• プロジェクト管理システム
• タスク管理システム
• スケジュール管理システム
• 給与管理システム

たとえばCRM（顧客管理システム）は、顧客との商談進捗や対応状況などの管理を一元化できるうえに、リアルタイムでの社内共有が可能です。各業務を効率化するために作られたこれらの業務システムを活用すれば、自社でカスタマイズしないままでも便利に使えるでしょう。

ERPシステム

ERPシステムとは、「ヒト・カネ・モノ・情報」を一元管理して、ビジネスや経営を効率化するシステムです。多くの場合、先に挙げたような販売管理システムや生産管理システム、CRM（顧客管理システム）など、さまざまな管理機能を有しています。あらゆる情報を集約し、業務や経営の課題を見える化できるもので、「統合基幹業務システム」とも呼ばれています。

BI（ビジネス・インテリジェンス）ツール

BI（ビジネス・インテリジェンス）ツールとは、企業が蓄積する膨大なデータを集約・分析し、日常業務や経営の意思決定に活用するためのツールです。Excel（エクセル）やCRM、SFAなど、複数のツールに分散したデータをつなぎ、必要な情報を取得できます。

データマイニングやレポーティングの機能によって、活用しやすい状態のデータに加工してくれることなどがメリットです。

Googleスプレッドシート

Excel（エクセル）の代替ツールには、Googleスプレッドシートもあります。GoogleスプレッドシートはExcel（エクセル）と同じ表計算ソフトであり、表計算や分析機能などはさほどかわりません。しかし、複数人で同時に編集できること、リアルタイムに自動保存されること、URLだけでファイルの共有が可能なことなど、情報共有に優れた特徴があります。

ただし、業務効率化のために作られたツールとは違って、Excel（エクセル）管理の課題の根本的な解決は難しいかもしれません。

3.手間のかかるエクセル業務をVBAやRPAで自動化する

Excel（エクセル）管理をやめたいと感じているのならば、VBAやRPAを使って手間のかかるエクセル業務を自動化する方法もとれます。たとえば、手間のかかる業務には、データの集計業務や定型資料の作成などがあります。これらをVBAやRPAを活用して自動化すれば、業務効率化につながるでしょう。

VBAはExcel（エクセル）内の自動化ツールを作成できる技術です。便利ではあるものの、設定には多少のプログラミング知識が必要で、使いこなせる社員が少ないという課題があります。

一方、RPAはパソコン上の業務の代行が可能なソフトウェアで、プログラミングの知識がなくても導入できます。

CRMを導入してExcel（エクセル）管理をやめた事例

実際に、ウィズ・プランナーズ株式会社様は、CRMを導入してExcel（エクセル）管理をやめることに成功しました。導入前の課題は、案件ごとにバラバラに管理していて、複数案件の対応に限界を感じていたことです。

もともと、顧客からの受電時に該当案件の情報を探し出すまでに時間がかかっていました。しかし、受電時に該当案件の画面が自動的に表示される「楽テル」を導入したことによって、探す手間や他案件の情報を開いてしまうミスなどがなくなりました。

その結果、以前よりも多くの案件をスムーズに対応できるようになり、業務効率化の成功につながっています。

まとめ

Excel（エクセル）は、今でも多くの企業で使っている便利なツールです。しかし、不向きな作業もあり、「データ量が増えると動作が重くなる」「複数人で編集できず効率が悪い」などの課題があります。そのため、Excel（エクセル）管理からCRM（顧客管理システム）や予算管理システムなどの他のツールに変更したほうが良い場合もあるでしょう。

Excel（エクセル）管理をやめたいと感じた場合には、やめるべきものや代替によって使いやすくなるツールを精査したうえで、脱Excel（エクセル）を進めることをおすすめします。