BPOを活用してリソース不足を解消しよう！アウトソーシングとの違いやメリットを解説

BPOとは

BPO（Business Process Outsourcing／ビジネス・プロセス・アウトソーシング）とは、企業が業務プロセスをまとめて外部に委託することです。特定の業務領域を外部に委託することで、より売上や利益に直結するコア業務にリソースを注力できるため、近年経営戦略のひとつとして普及が進んでいます。

これまでBPOはノンコア業務と呼ばれる総務や経理、人事といった部署の業務領域や、バックオフィス（営業事務）といった特定の業務領域が主流でした。しかし昨今では、マーケティングや人材育成、コールセンターといった領域などのBPOを請け負う業者も増えています。

アウトソーシングとの違い

業務の外部委託といえば、「アウトソーシング」がありますが、BPOとは定義が異なります。

アウトソーシングは業務プロセスの一部のタスクを切り出して委託することや、外部の人材を派遣して一部業務を担当してもらうことを指します。外部の組織や個人に対して「この業務を依頼します」と契約し、作業が終わると契約終了となります。
一方でBPOは、企画から設計、実施、分析といった業務プロセスを一括して委託します。BPOの名称に「プロセス」とあるように、業務の進め方や効率を上げるための改善策を考案し実践するところから、次年度につながる評価・分析までを行う長期的かつ継続的な取り組みです。

アウトソーシングが「一部業務の外注」との表現が当てはまるのに対し、BPOは「自社の一部署の業務を外部組織にまとめて委託する」というイメージで理解すると良いでしょう。

BPRとの違い

BPOとよく似た略語の「BPR」は混同されることがありますが、こちらも異なる用語です。

BPRとは「Business Process Re-engineering／ビジネス・プロセス・リエンジニアリング」の略です。業務の目的を達成するために、組織や戦略、業務方法などを再構築（Re-engineering）することです。つまりBPRは社内全体の改革を目指す取り組みであり、組織や業務そのものの必要性を見直して、時には組織や業務を廃止することもあります。
一方で、BPOはあくまで業務プロセスの改善を目的として活用するものです。業務の必要性を前提として、外部のプロの目線で改善していきます。

ビジネスの課題解決の一般的な手順としては、BPRで組織や業務のあり方を精査した上で、BPOによって外部委託し改善を図るといった順序になります。

ERPとの違い

「ERP」は正式名称を「Enterprise Resource Planning／エンタープライズ・リソース・プランニング」といい、日本語では「企業資源計画」と訳されます。具体的には企業の経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報など）を適切に分配し、生産性の向上を目指す経営戦略のことです。近年では社内の経営資源を管理するための「基幹システム」としてこの言葉が使われるようになりました。

BPOが普及した背景

前述したように、BPOの普及が国内でも進んでいます。その背景には、日本企業が直面している「人材不足」や「生産性の向上」といった課題が挙げられます。

多くの企業は、少子高齢化を起因とする労働力人口の減少や売り手市場などを理由に、優秀な人材の確保が難しい状況にあります。そして、従業員のワークライフバランスの向上やメンタルヘルス対策としても、働き方改革の実現が求められています。
また、変化の激しい時代に企業が存続していくためにも、より積極的な価値創造に取り組むための資金が必要です。

限られたリソースの有効活用に頭を悩ませる状況の中、自社で行う必然性の低いノンコア業務を専門業者に一括して委託し、コア業務に人材やコストを注力するという観点から、BPOが注目されるようになってきたと考えられます。

BPOの導入メリット

BPOを導入するメリットについて、主なものを4つご紹介します。

業務効率化が実現できる

BPOによって業務プロセスを外部の専門組織にまとめて委託すると、大幅な効率化が期待できます。

経理や総務といった特定の領域を自社内の人材でこなすには、知識の習得や多くの手間などが必要になります。特に、会計や税務といった経理関連の法律や規制はたびたび改正されるので、その都度適正に処理することは容易ではありません。

BPOを請け負う組織では、特定の領域についての豊富な実績と専門知識、法改正への対応力などを持ったスタッフが業務にあたります。もちろん状況や内容にもよりますが、内製するよりも業務効率化が期待できるケースも多いです。

リソースをコア業務に注力できる

限られたリソースをコア業務に充てるためにも、BPOの活用が有効です。

企業内にはさまざまな部署や業務が存在します。経理や人事、総務といったノンコア業務は企業経営にとって欠かせない業務プロセスです。ただし、企業のリソース（ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源）も限られており、できることなら売上や利益に直結するコア業務に多くのリソースを充てたいところでしょう。

そこでノンコア業務を外部委託するBPOを活用すれば、浮いた人員や資金をコア業務に注力できます。

コスト削減ができる

BPOの導入には、内製と比べてコスト削減につながるというメリットもあります。

経理や総務、人事などの業務を社内で運営するには、人件費や教育費用、設備機器などの購入・維持費といったコストが必要です。プロのスタッフが在籍するBPOを利用するとさらに多くのコストがかかるのではないかと懸念する方も多いでしょう。

一概には言えませんが、いくつもの取引先から委託を請け負うBPO業者は、スケールメリットを活かして価格をリーズナブルに設定しているケースもあります。内製にかかる費用と比較すると、BPOの方がコスト削減に期待できるといえます。

セキュリティが向上する

BPO業者の多くは適切なセキュリティ対策を講じているため、セキュリティ面でのリスク回避になります。

デジタル技術の進化によって、スマートフォンやクラウドサービスを使用した業務が一般化してきています。それに伴い、情報漏洩やサイバー攻撃といったセキュリティリスクも肥大化しています。
社内業務のセキュリティを強化するには、通信機器の対応や従業員のデジタルリテラシーの教育など、取り組まなければならないことが多くあります。

BPOの委託先は、専門業者としてISMS認証などを取得しているところが多くあります。契約の際には業者のセキュリティ対策について確認しておくと安心です。

BPO活用の判断基準

BPOに興味を持ちつつも、本当に活用が必要かどうかお悩みの場合は、以下の4つの基準を参考にしてみてください。

ノンコア業務であるか

BPOを考えている業務が、社員ではなくても推進できる「ノンコア業務」であるかを確認しましょう。
ルーティン作業や雑務といった難易度の低い定型化できる業務や、書類管理や経理関係などの一般業務、企業の本業に関わる特別な知識や技術を必要としない業務などは特にBPOに向いているといえます。
ただ冒頭で解説したように、コールセンターなどのコア業務でもBPOを導入するケースが増えているのも事実です。コア業務を委託する場合は特に、BPO業者の強みや実績、セキュリティ面の対策などの下調べをしたうえで慎重に選定を行う必要があるでしょう。

人材不足であるか

「人材不足」も重視すべきチェックポイントです。
企業にとって人件費には多くのコストと手間がかかります。退職者の多い部署では、常に採用についての課題に直面しているでしょう。即戦力を採用するには、給与もそれなりに提示しなければなりませんし、採用してからも自社の実情に沿ったスキルを身につけるための社員教育が必要になります。

こういった「人材獲得」「人材育成」などに多くのリソースとコストを割くことが難しい場合は、たくさんのプロフェッショナルが所属するBPOに業務を任せる方が、人材不足の課題解決につながると考えられます。

繁忙期・閑散期の波が大きいか

BPO導入の検討対象となる業務が、時期によって「繁忙期・閑散期の波が大きいかどうか」も判断基準となります。例えば、業務量の多い繁忙期を乗り越えるために人材採用を行うと、業務量が少ない閑散期には余剰人材となり、コストが無駄になってしまいます。

反対に、少ない人数で繁忙期を迎えると、業務過多から従業員の不満が募り、離職につながりかねません。その点、BPO業者に対して繁閑期にフィットした委託内容で契約を行うと、コストバランスに頭を悩ませずに済みます。業務量に大幅な変動が伴う場合は、BPOを検討してみると良いでしょう。

業務時間が長期化しているか

残業や休日出勤など、「時間外業務が常態化」しているケースも、BPOの検討ポイントです。
残業代や社会保険料の上乗せといったコスト面でのリスクはもちろん、土日や深夜帯の勤務による従業員のストレス過多は不満の種となりがちなので、経営側として見過ごすことはできないでしょう。このような課題解決にも、業務プロセスをまとめて委託するBPOは役立ちます。

まとめ

業務プロセスをまとめて委託できるBPOを取り入れると、業務効率化やコア業務への注力などの効果が期待できます。人材不足に悩む企業にとっては特に頼もしいビジネス手法といえるでしょう。

一方で、自社の状況やBPO業者の体制などをよく確認せずに導入すると、内製よりもコストがかさんだり、セキュリティリスクに見舞われたりと、デメリットの方が大きくなることもあります。
自社がBPOを存分に活用できるのかどうか、導入前にBPO業者の契約内容などをよく確認して検討するようにしましょう。